Wanneer PAY. een betaling van een betaler verwerkt, start achter de schermen een belangrijk financieel proces: reconciliatie. Hierbij controleren we of iedere verwerkte succesvolle betaling één-op-één overeenkomt met de settlement die PAY. ontvangt van de betaaloptieleverancier, cardscheme (VISA, Mastercard, AMEX) of de bank.
Reconciliatie vormt daarmee een onmisbare schakel tussen het verwerken van een betaling en het uiteindelijk uitbetalen van de merchant. PAY. kan alleen gereconcilieerde gelden clearen. Zo beperken we het risico op financiële achterstanden en verliezen.
Afhankelijk van het type betaaloptie verloopt dit proces op verschillende manieren. We onderscheiden vier situaties:
De basis: iedere betaling wordt gereconcilieerd
Het proces begint bij de consument. De consument doet een betaling in een webshop, app of fysieke winkel. PAY. verwerkt en registreert deze transactie en stuurt deze door naar de betreffende betaaloptieleverancier, cardscheme of de bank.
Vervolgens ontvangt PAY. van diezelfde partij een settlement. Deze settlement bevat de financiële afrekening van de eerder verwerkte transacties.
Daarna vindt de reconciliatie plaats. PAY. vergelijkt de geregistreerde transacties met de ontvangen settlement. Onder andere bedragen, referenties en statussen moeten met elkaar overeenkomen.
Er zijn vervolgens twee mogelijke uitkomsten:
- Match: de betaling en settlement komen één-op-één overeen. De gelden zijn gereconcilieerd en kunnen, afhankelijk van de vrijgavetermijn en clearingfrequentie, worden uitbetaald aan de merchant.
- Mismatch: er wordt een verschil geconstateerd. De transactie kan dan niet zonder meer worden gecleared. De afwijking moet eerst worden onderzocht en, waar nodig, gecorrigeerd.
Dit principe beschermt zowel PAY. als de merchant. We willen voorkomen dat gelden worden uitgekeerd waarvan onvoldoende is vastgesteld dat PAY. deze daadwerkelijk heeft ontvangen of zal ontvangen.
Betaalopties met een gegarandeerde uitbetaling
Bij bepaalde betaalopties is er vooraf voldoende zekerheid dat de betaaloptieleverancier de verwerkte transacties zal uitbetalen. PAY. kan de clearing in dat geval baseren op de vastgestelde vrijgavetermijn.
De consument betaalt en PAY. verwerkt de transactie. De betaaloptieleverancier garandeert vervolgens de doorbetaling volgens de geldende voorwaarden. Op basis daarvan kan PAY. bepalen wanneer de gelden naar verwachting beschikbaar komen.
Wanneer de settlement wordt ontvangen, worden de transacties gereconcilieerd. De gereconcilieerde gelden kunnen vervolgens volgens de ingestelde clearingfrequentie aan de merchant worden overgemaakt.
Niet-gegarandeerde SEPA-betaalopties
Niet iedere SEPA-betaaloptie leverancier biedt vooraf dezelfde zekerheid over de uiteindelijke ontvangst van de gelden. Bij niet-gegarandeerde SEPA-betaalopties is de transactiestatus daarom op zichzelf niet voldoende om tot uitbetaling over te gaan.
Een transactie kan bijvoorbeeld al de status PAID of SUCCES hebben, terwijl PAY. de bijbehorende gelden nog niet daadwerkelijk heeft ontvangen. In dat geval wacht PAY. totdat het geld op de derdengeldenrekening is bijgeschreven.
Pas na ontvangst kan worden vastgesteld dat de financiële afrekening aansluit op de transactie. Vervolgens vindt de reconciliatie plaats en kunnen de gereconcilieerde gelden worden meegenomen in de clearing naar de merchant.
BNPL-leveranciers
Bij Buy Now, Pay Later (BNPL) werkt het proces anders. De merchant maakt met de BNPL-leverancier contractuele afspraken over de doorbetaaltermijn.
Stel dat is afgesproken dat de leverancier na 14 dagen uitbetaalt. PAY. verwacht dan op basis van die afspraak op dag 14 de bijbehorende doorbetaling en settlement te ontvangen.
Na ontvangst heeft PAY. ten minste één werkdag nodig om de aangeleverde bestanden te verwerken en de transacties te reconciliëren. Wanneer alles correct aansluit, kunnen de gelden daarna worden vrijgegeven voor clearing.
Soms bevat een aangeleverd bestand echter afwijkingen. Dit noemen we een onzuiver bestand. In dat geval kan de settlement niet automatisch en betrouwbaar aan alle onderliggende transacties worden gekoppeld.
Onze Finance-afdeling onderzoekt de afwijkingen, herstelt het bestand en voert de reconciliatie opnieuw uit. Hierdoor kan de clearing later plaatsvinden dan de oorspronkelijk verwachte datum.
Wat gebeurt er bij een retrocedering?
Een gegarandeerde uitbetaling betekent niet noodzakelijk dat een betaling daarna nooit meer kan worden teruggedraaid. Een betaaloptieleverancier kan een eerder verwerkte betaling bijvoorbeeld retrocederen, zoals bij een reversal, rollback of chargeback.
Als dat gebeurt, behoudt PAY. conform de Algemene Voorwaarden de mogelijkheid om het betreffende bedrag in mindering te brengen op boeksaldo van de merchant. Hierdoor blijft de financiële administratie aansluiten op de daadwerkelijke afrekening met de betaaloptieleverancier.
Waarom reconciliatie zo belangrijk is
Een transactie met de status PAID of SUCCES is niet automatisch hetzelfde als ontvangen en gereconcilieerd.
De transactiestatus geeft aan of de betaling technisch is verwerkt. De reconciliatie controleert vervolgens of de financiële afrekening vanuit de betaaloptieleverancier, bank of het cardscheme daarmee overeenkomt.
Door de clearing hierop af te stemmen, voorkomt PAY. dat structureel gelden aan merchants worden uitgekeerd die PAY. zelf nog niet heeft ontvangen of uiteindelijk niet zal ontvangen. Zo blijft de volledige geldstroom controleerbaar, voorspelbaar en financieel beheersbaar.