Waarom kan PAY aanvullende informatie opvragen?

PAY verwerkt betalingen en keert ontvangen gelden uit aan merchants. Daarbij moeten wij kunnen vaststellen dat het gebruik van onze dienstverlening blijft passen bij wat wij van een klant, diens activiteiten en risicoprofiel weten.

Sommige veranderingen kunnen aanleiding zijn voor een aanvullende controle. Denk bijvoorbeeld aan een onverwachte wijziging van de uitbetalingsrekening, een verzoek om uitbetalingen tijdelijk aan te houden, een sterke verandering in omzet of transactiepatroon, wijzigingen in eigendom of bestuur, of andere omstandigheden die afwijken van het gebruikelijke profiel.

In zo’n situatie kunnen wij om een toelichting of aanvullende informatie vragen. De omvang daarvan hangt af van de situatie en het risico.

Welke wet verplicht PAY hiertoe?

Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft)

De belangrijkste wettelijke basis is de Wwft. Artikel 3, tweede lid, onder d, verplicht instellingen tot een voortdurende controle op de zakelijke relatie en op transacties gedurende die relatie.

Het doel is onder meer vast te stellen dat transacties overeenkomen met de kennis die de instelling heeft van de cliënt en diens risicoprofiel. Waar nodig hoort daar ook onderzoek naar de bron van middelen bij.

De Nederlandsche Bank (DNB) verwacht daarbij dat klantgegevens en het risicoprofiel gedurende de relatie actueel blijven en dat relevante afwijkingen voldoende worden onderzocht.

De Wwft verlangt daarnaast dat PAY weet wie de cliënt is, wie de uiteindelijk belanghebbenden (UBO’s) zijn en, waar relevant, wie bevoegd is om namens de onderneming op te treden. Daarom kunnen wij bij een relevante wijziging opnieuw vragen of deze gegevens nog actueel zijn.

Waarom is een wijziging van een uitbetalingsrekening relevant?

Een uitbetalingsrekening is een belangrijk onderdeel van de geldstroom tussen PAY en een merchant.

Een wijziging kan volledig regulier zijn, bijvoorbeeld door een overstap naar een andere bank. Wanneer een wijziging onverwacht is of samenvalt met andere veranderingen, kan dit aanleiding geven om extra zekerheid te verkrijgen over de achtergrond van de wijziging en de actuele situatie van de onderneming.

PAY kan daarom bijvoorbeeld vragen naar:

• de reden voor de wijziging;
• de beschikbaarheid van de bestaande rekening;
• eventuele beperkingen op die rekening;
• actuele UBO- en bestuursgegevens;
• omstandigheden die van invloed kunnen zijn op de financiële of operationele continuïteit van de onderneming.

Waarom vragen we soms naar continuïteit?

Bij betaaldienstverlening kunnen betalingen al zijn ontvangen terwijl een product of dienst nog moet worden geleverd.

Veranderingen in de financiële of operationele situatie van een merchant kunnen daardoor gevolgen hebben voor consumenten, refunds, chargebacks, openstaande verplichtingen en het risico dat samenhangt met toekomstige betaalstromen.

Als signalen daar aanleiding toe geven, kan PAY daarom vragen naar bijvoorbeeld:

• veranderingen in liquiditeit;
• materiële betalingsachterstanden;
• beslagen of andere beperkingen;
• wijzigingen in financiering;
• herstructurering;
• de continuïteit van de bedrijfsactiviteiten;
• de omvang van reeds betaalde maar nog niet geleverde producten of diensten.

In uitzonderlijke situaties kan daarbij ook relevant zijn of sprake is van een formeel herstructurerings- of insolventietraject.

Deze vragen helpen ons om de actuele situatie en het bijbehorende risico goed te begrijpen.

Het betekent dat een verandering of signaal voldoende relevant is om onze klantinformatie en risico-inschatting opnieuw te toetsen.

Dit hoort bij de normale verplichtingen van een gereguleerde betaaldienstverlener.

Kan PAY uitbetalingen tijdelijk aanhouden?

De Wwft verplicht PAY om relevante afwijkingen te onderzoeken, maar schrijft niet voor dat bij iedere afwijking automatisch een uitbetaling moet worden tegengehouden.

Of PAY een uitbetaling tijdelijk kan of moet aanhouden, hangt af van de concrete omstandigheden, toepasselijke wet- en regelgeving en de afspraken en voorwaarden die op de dienstverlening van toepassing zijn.

Een eventuele maatregel wordt daarom afzonderlijk en proportioneel beoordeeld.

Welke informatie kunnen we opvragen?

Afhankelijk van de situatie kan PAY onder andere vragen om:

• de achtergrond van een wijziging in bankrekening of betaalstromen;
• bewijs dat een nieuwe uitbetalingsrekening bij de juiste juridische entiteit hoort;
• bevestiging dat UBO’s, bestuurders en tekenbevoegden nog actueel zijn;
• een verklaring voor opvallende wijzigingen in omzet, refunds, chargebacks of transactiegedrag;
• informatie over eventuele blokkades, beslagen of andere beperkingen op rekeningen;
• informatie over wijzigingen die van invloed kunnen zijn op de financiële of operationele continuïteit;
• informatie over financiering of herstructurering;
• de omvang van verplichtingen tegenover klanten voor reeds betaalde maar nog niet geleverde producten of diensten.

Wat gebeurt er met uw informatie?

Wij gebruiken de aangeleverde informatie om onze klantgegevens te actualiseren, de achtergrond van een wijziging te beoordelen en vast te stellen of aanvullende maatregelen nodig zijn.

Wij vragen daarbij alleen informatie die relevant is voor onze dienstverlening, wettelijke verplichtingen en risicobeheersing.

Wettelijke en toezichthoudende basis

Wwft, artikel 3 lid 2 onder d

Voortdurende controle op de zakelijke relatie en transacties, passend bij de kennis van de cliënt en het risicoprofiel.

Wwft – cliëntenonderzoek

Vaststellen en actueel houden van relevante cliëntgegevens, waaronder identiteit, UBO en vertegenwoordiging.

DNB-toezicht

DNB verwacht van betaaldienstverleners dat zij hun klanten gedurende de gehele relatie blijven kennen en relevante afwijkingen onderzoeken.

Dat is geen oordeel over uw onderneming. Als gereguleerde betaaldienstverlener moeten wij onze klanten en hun betaalstromen gedurende de hele relatie blijven kennen en controleren.