Processus de Clearing & Settlement

Votre client règle un achat dans votre magasin ou votre boutique en ligne, et le montant payé apparaît sur votre compte bancaire. Bien que cela paraisse d'une simplicité enfantine, c'est en pratique souvent tout sauf simple. Selon la méthode de paiement utilisée par votre client, l'argent parcourt un trajet complexe au cours duquel divers mécanismes de contrôle et de sécurité entrent en jeu. Dans cet article, découvrez comment les flux financiers transitent via Pay. : depuis le portefeuille de votre client jusqu'à votre compte bancaire.

En tant que marchand, vous proposez probablement plusieurs options de paiement dans votre magasin et/ou votre boutique en ligne. Surtout si vous vendez également des produits à des clients étrangers, le nombre d'options de paiement disponibles augmente rapidement. Outre iDEAL, les paiements par carte de crédit et les virements bancaires traditionnels, de nombreux marchands proposent aujourd'hui aussi des options de paiement via des services comme Apple Pay et Google Pay. Pour le marché étranger, des services comme PayPal et des méthodes de paiement spécifiques à certains pays, comme Bancontact, sont également importants.

Que vous preniez en charge une poignée ou des dizaines d'options de paiement, chez Pay. nous tenons à ce que vous ayez toujours une expérience claire et cohérente en matière de réception des paiements de vos clients. C'est pourquoi nous vous reversons les montants payés le plus rapidement possible.

Derrière ces reversements se cache toutefois un monde complexe. Il est donc utile, en tant que marchand, d'avoir un certain aperçu de ce qui se passe en coulisses.

Sommaire :

Que se passe-t-il quand un client paie dans votre boutique en ligne, votre checkout ou votre plateforme ?
Stichting Pay.
Réconciliation
Clearing & Settlement
Quand avez-vous droit à vos fonds ?
À quelle vitesse recevez-vous votre argent ?

Terminologie

Pour bien comprendre les flux financiers vers votre compte bancaire, expliquons d'abord quelques termes importants. Nous les gardons bien entendu aussi simples que possible :

Que se passe-t-il quand un client paie dans votre boutique en ligne, votre checkout ou votre plateforme ?

Ce qui se passe précisément lorsqu'un client paie dépend de la méthode de paiement choisie. En général, il existe quatre possibilités :

• Le client paie via un schéma (« scheme »), comme Bancontact, Mastercard ou Visa. Cela concerne pratiquement tous les paiements dans les magasins physiques (par carte bancaire ou de crédit), mais aussi les paiements par carte de crédit ou de débit en ligne.
• Le client paie via un prestataire Buy Now, Pay Later (BNPL), comme Klarna, IN3 ou Riverty. Ce prestataire prend en charge le paiement et détient ensuite une créance sur votre client.
• Le client paie via iDEAL. C'est la méthode de paiement en ligne la plus utilisée aux Pays-Bas.
• Le client paie via un prestataire de services de paiement non-fullservice, comme PayPal.

Pour les paiements via des schémas et des prestataires BNPL, les transactions sont proposées à Pay. par grands lots (batches). La rapidité de ce processus varie selon le schéma et dépend également du type de transaction et de la localisation du client. Un paiement par carte de crédit effectué depuis le Japon arrive par exemple plus tard qu'un paiement par carte dans votre magasin physique. Pay. envoie plusieurs fois par jour des demandes de compensation à tous les schémas, après quoi les fonds arrivent. Dans la plupart des cas, vous disposez de votre argent en l'espace d'un jour ouvré.

Parce que Pay. est elle-même acquéreur, les montants payés arrivent directement chez nous. Aucun acquéreur externe n'est donc nécessaire comme intermédiaire. Cela permet de gagner du temps et vous donne accès plus rapidement à votre argent. Nous travaillons principalement avec de grandes banques néerlandaises et belges à la solidité financière reconnue, ce qui limite le risque de problèmes imprévus.

Les paiements que nous recevons sont des paiements dits SCT (SEPA Credit Transfers). Les banques sont tenues de traiter ces ordres de paiement dans un délai d'un jour ouvré. De plus, ces ordres ne peuvent pas être annulés.

Les paiements via iDEAL ne sont pas traités par lots, mais reçus individuellement. Chaque paiement est donc envoyé à Pay. de manière individuelle. Les paiements finalisés les jours ouvrés avant 14h30 nous parviennent généralement le jour même. Les paiements finalisés plus tard arrivent en général le jour ouvré suivant à partir de 8h00. Les paiements iDEAL ne sont traités que les jours ouvrés ; les paiements effectués le week-end ne nous parviennent donc que le lundi.

Stichting Pay.

Les fonds destinés à vous et aux autres marchands sont gérés sur des comptes bancaires distincts. Il existe pour cela une fondation distincte : Stichting Pay. Cette fondation gère un compte de fonds de tiers sur lequel arrivent tous les montants destinés à des tiers. Depuis ce compte, les fonds sont reversés aux marchands.

Stichting Pay. maintient toujours une réserve financière. Il y a ainsi plus d'argent disponible que de versements en attente vers les marchands. Grâce à cette réserve, nous pouvons reverser des paiements qui n'ont pas encore été entièrement réconciliés.

Le total des avoirs gérés au sein de Stichting Pay. se compose :

• des fonds des consommateurs ou des partenaires expéditeurs pas encore réconciliés ;
• des fonds prêts à être reversés aux marchands et déjà réconciliés ;
• des frais de transaction que les marchands versent à Pay. ;
• de la réserve de garantie pour un éventuel préfinancement, provenant de nos actionnaires.

Réconciliation

Avant de vous reverser les fonds entrants, nous effectuons des contrôles. Tous les montants reçus sont rapprochés des paiements enregistrés. Ce processus s'appelle la réconciliation. Lorsque des paiements attendus font défaut, cela nous permet de déterminer de quelles transactions il s'agit.

Un paiement peut manquer lorsqu'une banque effectue des contrôles supplémentaires ou en cas de panne technique. Il arrive aussi qu'une banque bloque volontairement un paiement, par exemple en cas de soupçon de fraude.

En principe : dès que la réconciliation est terminée, nous pouvons vous reverser l'argent. Le processus de réconciliation est en grande partie automatisé, mais un contrôle manuel est parfois nécessaire. Pay. emploie pour cela des collaborateurs spécialisés qui effectuent les réconciliations rapidement et avec soin.

Dans certains cas, nous choisissons de vous verser des paiements par anticipation avant que la réconciliation ne soit entièrement terminée. Cela est possible grâce au fonctionnement via Stichting Pay.

Versement anticipé avant réconciliation

Dans la plupart des cas, nous pouvons rapidement associer un paiement à la transaction correspondante. Il arrive parfois que la réconciliation complète d'un paiement prenne plus de temps. Par exemple parce que les fichiers nécessaires n'ont pas encore été reçus, que les données arrivent avec retard, ou en cas de panne technique.

Le versement anticipé comme service supplémentaire

Grâce au versement anticipé, nous évitons dans la mesure du possible que vous deviez attendre votre argent en raison d'un retard dans le processus de réconciliation. Nous essayons ainsi de rendre le trafic de paiement aussi clair et fluide que possible pour vous en tant qu'entrepreneur.

Ce versement anticipé est un service supplémentaire de PAY. Nous ne sommes pas tenus de préfinancer ou de verser un paiement avant que les fonds correspondants n'aient effectivement été reçus et réconciliés. PAY détermine donc au cas par cas si un versement anticipé est possible et justifié.

Garantie supplémentaire au sein de Stichting PAY

Pour rendre possible le versement anticipé, nous maintenons au sein de Stichting PAY une réserve de garantie supplémentaire. Cette réserve est distincte des fonds réguliers reçus et détenus pour les marchands.

Grâce à cette garantie supplémentaire, un paiement peut, dans certains cas, être déjà versé alors que la réception définitive et la réconciliation ne sont pas encore terminées. Nous évitons ainsi qu'un retard technique ou administratif n'entraîne directement un retard dans votre versement.

Un versement anticipé peut être corrigé

Un versement anticipé ne signifie pas que le paiement sous-jacent est définitivement établi. Après réception des données ou fonds manquants, nous effectuons quand même la réconciliation régulière.

Il peut en ressortir qu'un paiement précédemment versé par anticipation doive être ajusté. Par exemple parce que le paiement n'a finalement pas été reçu, que le montant reçu diffère, ou que la transaction ne peut, pour une autre raison, être définitivement attribuée.

Aucune garantie de versement avant réception

PAY s'efforce de vous verser vos paiements aussi rapidement et facilement que possible. Dans certaines situations, nous pouvons choisir, en tant que service supplémentaire, de vous verser déjà un paiement alors que les fonds correspondants n'ont pas encore été effectivement reçus par Stichting PAY ou entièrement réconciliés.

Notre obligation de versement ne naît qu'après que les fonds concernés ont effectivement été reçus par Stichting PAY, ont été réconciliés avec succès et peuvent vous être attribués, compte tenu également d'éventuelles créances négatives en cours sur votre compte marchand.

Lorsque PAY choisit de procéder à un versement anticipé avant ce moment, il s'agit exclusivement d'un service supplémentaire. PAY peut déterminer, par paiement ou par situation, si un versement anticipé est possible. Le fait que PAY ait versé certains paiements plus tôt ne signifie pas que PAY soit tenue de le refaire pour de futurs paiements.

Un paiement versé par anticipation reste par ailleurs soumis à la réception définitive et à la réconciliation. S'il apparaît ultérieurement que les fonds n'ont pas été reçus, pas été reçus intégralement, ou différemment de ce qui était prévu, PAY peut corriger ou annuler (rollback) le versement anticipé et compenser le montant concerné avec des versements actuels ou futurs.

Le versement anticipé vous offre ainsi surtout de la continuité : dans la mesure du possible, vous n'avez pas à attendre la finalisation d'une réconciliation retardée, tandis que le décompte final est toujours basé sur les fonds effectivement reçus et réconciliés.

Clearing & Settlement

En tant que marchand, vous remarquez généralement peu de choses de ce processus sous-jacent, si ce n'est que vous recevez vos paiements chaque jour. Pay. démarre chaque matin tôt les premières réconciliations des paiements de la veille. Vers 10h00, cela aboutit aux premiers fichiers de clearing : des aperçus des transactions prêtes à être versées aux marchands.

Vers 10h30, nous commençons à reverser les paiements : les settlements. À partir de ce moment, vous recevez généralement les premiers versements sur votre compte.

Les reversements ont lieu tous les jours où le trafic de paiement est possible, à l'exception des dimanches et jours fériés. Malgré le haut degré d'automatisation, au moins deux collaborateurs sont toujours impliqués dans le processus de Clearing & Settlement.

Quand avez-vous droit à vos fonds ?

Dès qu'un client paie, différents processus et contrôles ont lieu avant que l'argent ne se retrouve effectivement sur votre compte. Comme beaucoup de ces processus sont entièrement automatisés, vous recevez la plupart des paiements le jour même ou le jour ouvré suivant.

Il arrive parfois qu'un reversement prenne plus de temps ou que des situations empêchent temporairement un versement. Les marchands se demandent alors parfois si cela est autorisé. À qui appartient cet argent, au juste ?

Il arrive toutefois qu'un paiement doive être annulé, par exemple lorsqu'un consommateur fait opposition à un prélèvement. Dans ce cas, le marchand doit en principe rembourser le montant. Pay. peut compenser cela avec de futurs reversements. Lorsqu'un marchand ne peut pas rembourser, Pay. doit compenser la perte à partir de la réserve de garantie. En effet, Stichting Pay. n'est autorisée à réaliser ni bénéfice ni perte.