Clearing & Settlement proces

Uw klant rekent iets af in uw winkel of webshop en het betaalde bedrag verschijnt op uw bankrekening. Hoewel dat kinderlijk eenvoudig klinkt, is dat in de praktijk vaak allesbehalve eenvoudig. Afhankelijk van de betaalmethode die uw klant gebruikt, legt het geld een uitgebreide route af waarbij diverse controle- en veiligheidsmechanismen hun werk doen. In deze blog leest u meer over hoe geldstromen via Pay. verlopen: van de portefeuille van uw klant naar uw bankrekening.

Als merchant biedt u waarschijnlijk verschillende betaalmogelijkheden aan in uw winkel en/of webshop. Zeker wanneer u ook producten aan buitenlandse klanten verkoopt, loopt het aantal beschikbare betaalopties al snel op. Naast iDEAL, creditcardbetalingen en traditionele bankoverschrijvingen bieden veel merchants tegenwoordig ook betaalmogelijkheden via diensten als Apple Pay en Google Pay aan. Voor de buitenlandse markt zijn diensten als PayPal en landspecifieke betaalmethoden zoals Bancontact ook belangrijk.

Of u nu slechts een handvol of tientallen betaalopties ondersteunt, bij Pay. vinden we het belangrijk dat u altijd een overzichtelijke en eenduidige ervaring heeft als het gaat om het ontvangen van betalingen van uw klanten. Daarom storten wij betaalde bedragen zo snel mogelijk aan u door.

Achter die doorstortingen schuilt echter een complexe wereld. Het is daarom waardevol om als merchant enig inzicht te hebben in wat er achter de schermen gebeurt.

Inhoudsopgave:

Wat gebeurt er als een klant in uw webshop, checkout of platform betaalt?
Stichting Pay.
Reconciliatie
Clearing & Settlement
Wanneer heeft u recht op uw gelden?
Hoe snel krijgt u uw geld?

Terminologie

Om de geldstromen richting uw bankrekening goed te begrijpen, leggen we eerst enkele belangrijke termen uit. Uiteraard houden we het zo eenvoudig mogelijk:

Term	Uitleg
Betaalnetwerk of schema	Een betaalnetwerk of schema is een systeem waarover betalingen worden verzonden. Bekende schema’s zijn Visa, Mastercard en Bancontact.
Acquirer	Een acquirer is een financiële instelling die betalingen ontvangt van de bank van de klant. Pay. beschikt zelf over een acquirer-licentie en kan daardoor rechtstreeks betalingen ontvangen van banken.
Reconciliatie	Reconciliatie is het proces waarbij binnenkomende betalingen worden gekoppeld aan transacties die klanten hebben gestart. Zo controleren we of een batch betalingen compleet is of dat er mogelijk transacties ontbreken.
Clearing	Bij clearing bundelen wij betalingen voor u als ondernemer en maken we deze gereed voor settlement. Eén settlement kan bestaan uit meerdere clearings, bijvoorbeeld voor verschillende omzetgroepen of verschillende periodes.
Settlement	Settlement betekent dat de ontvangende financiële dienstverlener betalingen uitkeert aan de merchant. Simpel gezegd: u ontvangt uw geld.
Settlementaccount	De bankrekening waarop PAY de aan u verschuldigde gelden uitbetaalt.

Wat gebeurt er als een klant in uw webshop, checkout of platform betaalt?

Wat er precies gebeurt wanneer een klant betaalt, hangt af van de gekozen betaalmethode. Over het algemeen zijn er vier mogelijkheden:

• De klant betaalt via een schema, zoals Bancontact, Mastercard of Visa. Dit geldt voor vrijwel alle betalingen in fysieke winkels (via bankpas of creditcard), maar ook voor online creditcard- en debitcardbetalingen.
• De klant betaalt via een Buy Now, Pay Later-dienstverlener (BNPL), zoals Klarna, IN3 of Riverty. Deze dienstverlener neemt de betaling over en heeft vervolgens een vordering op uw klant.
• De klant betaalt via iDEAL. Dit is de meest gebruikte online betaalmethode in Nederland.
• De klant betaalt via een non-fullservice betaaldienstverlener, zoals PayPal.

Bij betalingen via schema’s en BNPL-dienstverleners worden transacties in grote batches aan Pay. aangeboden. Hoe snel dat gebeurt, verschilt per schema en hangt ook af van het type transactie en de locatie van de klant. Een creditcardbetaling vanuit Japan arriveert bijvoorbeeld later dan een pinbetaling in uw fysieke winkel. Pay. verstuurt meerdere keren per dag verrekeningsverzoeken naar alle schema’s, waarna de gelden binnenkomen. In de meeste gevallen beschikt u binnen één werkdag over uw geld.

Omdat Pay. zelf acquirer is, komen betaalde bedragen rechtstreeks bij ons binnen. Er is dus geen externe acquirer als tussenpartij nodig. Dat bespaart tijd en zorgt ervoor dat u sneller over uw geld beschikt. Wij werken hoofdzakelijk samen met Nederlandse en Belgische grootbanken met een sterke kredietwaardigheid, waardoor het risico op onvoorziene problemen beperkt blijft.

De betalingen die wij ontvangen, zijn zogenoemde SCT-betalingen (SEPA Credit Transfers). Banken zijn verplicht deze betaalopdrachten binnen één werkdag te verwerken. Bovendien kunnen deze opdrachten niet worden teruggedraaid.

Betalingen via iDEAL worden niet batchgewijs verwerkt, maar afzonderlijk ontvangen. Elke betaling wordt dus individueel naar Pay. verzonden. Betalingen die op werkdagen vóór 14.30 uur zijn voltooid, ontvangen wij doorgaans nog dezelfde dag. Betalingen die later worden afgerond, komen meestal de volgende werkdag vanaf 08.00 uur binnen. iDEAL-betalingen worden uitsluitend op werkdagen verwerkt; betalingen die in het weekend plaatsvinden, ontvangen wij daarom pas op maandag.

Stichting Pay.

Gelden die bestemd zijn voor u en andere merchants worden beheerd op aparte bankrekeningen. Hiervoor bestaat een aparte stichting: Stichting Pay. Deze stichting beheert een derdengeldenrekening waarop alle voor derden bestemde bedragen binnenkomen. Vanaf deze rekening worden de gelden aan merchants doorgestort.

Stichting Pay. houdt altijd een financiële buffer aan. Daardoor is er meer geld beschikbaar dan er openstaande uitbetalingen richting merchants zijn. Vanuit deze buffer kunnen wij betalingen aan u doorstorten die nog niet volledig zijn gereconcilieerd.

Het totaal beheerd vermogen binnen Stichting Pay. bestaat uit:

• gelden van consumenten of verzendende partners die nog niet zijn gereconcilieerd;
• gelden die klaarstaan voor doorstorting aan merchants en al wel zijn gereconcilieerd;
• transactiekosten die merchants aan Pay. afdragen;
• de garantiebuffer voor eventuele voorfinanciering, afkomstig van onze aandeelhouders.

Reconciliatie

Voordat wij binnenkomende gelden aan u doorstorten, voeren we controles uit. Alle ontvangen bedragen worden gematcht met geregistreerde betalingen. Dit proces noemen we reconciliatie. Wanneer betalingen ontbreken die we wel verwachten, kunnen we op deze manier achterhalen om welke transacties het gaat.

Een betaling kan ontbreken wanneer een bank extra controles uitvoert of wanneer sprake is van een technische storing. Soms houdt een bank een betaling bewust tegen, bijvoorbeeld bij vermoedens van fraude.

In principe geldt: zodra de reconciliatie is afgerond, kunnen wij het geld aan u doorstorten. Het reconciliatieproces is grotendeels geautomatiseerd, maar in sommige situaties is handmatige controle nodig. Daarvoor heeft Pay. gespecialiseerde medewerkers in dienst die reconciliaties snel en zorgvuldig uitvoeren.

In bepaalde gevallen kiezen wij ervoor om betalingen alvast aan u uit te keren voordat de reconciliatie volledig is afgerond. Dat is mogelijk dankzij de werkwijze via Stichting Pay.

Tijdelijke doorbetaling vóór reconciliatie

In de meeste gevallen kunnen wij een betaling snel koppelen aan de bijbehorende transactie. Soms duurt het echter langer voordat een betaling volledig kan worden gereconcilieerd. Bijvoorbeeld doordat benodigde bestanden nog niet zijn ontvangen, gegevens vertraagd beschikbaar komen of sprake is van een technische storing.

Doorbetaling als extra service

Met tijdelijke doorbetaling voorkomen we waar mogelijk dat u op uw geld moet wachten door een vertraging in het reconciliatieproces. Zo proberen we het betalingsverkeer voor u als ondernemer zo inzichtelijk en soepel mogelijk te laten verlopen.

Deze tijdelijke doorbetaling is een aanvullende service van PAY. Wij zijn niet verplicht om een betaling voor te financieren of uit te keren voordat de bijbehorende gelden daadwerkelijk zijn ontvangen en gereconcilieerd. PAY bepaalt daarom per situatie of tijdelijke doorbetaling mogelijk en verantwoord is.

Extra garantie binnen Stichting PAY

Om tijdelijke doorbetaling mogelijk te maken, houden wij binnen Stichting PAY een aanvullende garantiebuffer aan. Deze buffer staat los van de reguliere gelden die voor merchants worden ontvangen en aangehouden.

Met deze aanvullende garantie kan in bepaalde gevallen een betaling alvast worden doorbetaald terwijl de definitieve ontvangst en reconciliatie nog niet zijn afgerond. Hiermee voorkomen we dat een technische of administratieve vertraging direct tot een vertraging in uw uitbetaling hoeft te leiden.

Een tijdelijke doorbetaling kan worden gecorrigeerd

Een tijdelijke doorbetaling betekent niet dat de onderliggende betaling definitief is vastgesteld. Na ontvangst van de ontbrekende gegevens of gelden voeren wij de reguliere reconciliatie alsnog uit.

Daaruit kan blijken dat een eerder tijdelijk doorbetaalde betaling moet worden aangepast. Bijvoorbeeld omdat de betaling uiteindelijk niet is ontvangen, het ontvangen bedrag afwijkt of de transactie om een andere reden niet definitief kan worden toegewezen.

Geen garantie op doorbetaling vóór ontvangst

PAY streeft ernaar om uw betalingen zo snel en soepel mogelijk aan u door te betalen. In bepaalde situaties kunnen wij er als aanvullende service voor kiezen om een betaling alvast aan u door te betalen, terwijl de bijbehorende gelden nog niet daadwerkelijk door Stichting PAY zijn ontvangen of volledig zijn gereconcilieerd.

Onze verplichting tot uitbetaling ontstaat pas nadat de betreffende gelden daadwerkelijk door Stichting PAY zijn ontvangen, succesvol zijn gereconcilieerd en aan u kunnen worden toegewezen, waarbij tevens rekening wordt gehouden met eventuele openstaande negatieve vorderingen op uw merchant-aansluiting.

Wanneer PAY ervoor kiest om vóór dat moment tot tijdelijke doorbetaling over te gaan, betreft dit uitsluitend een aanvullende service. PAY kan per betaling of situatie bepalen of tijdelijke doorbetaling mogelijk is. Het feit dat PAY bepaalde betalingen eerder heeft doorbetaald, betekent niet dat PAY verplicht is dit bij toekomstige betalingen opnieuw te doen.

Een tijdelijk doorbetaalde betaling blijft bovendien onder voorbehoud van de definitieve ontvangst en reconciliatie. Indien achteraf blijkt dat de gelden niet, niet volledig of anders dan verwacht zijn ontvangen, kan PAY de eerdere doorbetaling corrigeren of terugdraaien (rollback) en het betreffende bedrag verrekenen met huidige of toekomstige uitbetalingen.

Tijdelijke doorbetaling biedt u daarmee vooral continuïteit: waar mogelijk hoeft u niet te wachten op de afronding van een vertraagde reconciliatie, terwijl de uiteindelijke afrekening altijd wordt gebaseerd op de daadwerkelijk ontvangen en gereconcilieerde gelden.

Clearing & Settlement

Als merchant merkt u doorgaans weinig van dit achterliggende proces, behalve dat u dagelijks uw betalingen ontvangt. Pay. start iedere ochtend vroeg met de eerste reconciliaties van betalingen van de vorige dag. Rond 10.00 uur resulteert dit in de eerste clearingbestanden: overzichten van transacties die klaarstaan voor uitbetaling aan merchants.

Rond 10.30 uur starten wij met het doorstorten van betalingen: de settlements. Vanaf dat moment ontvangt u doorgaans de eerste uitbetalingen op uw rekening.

Doorstortingen vinden plaats op alle dagen waarop betalingsverkeer mogelijk is, met uitzondering van zon- en feestdagen. Ondanks de hoge mate van automatisering zijn er altijd minimaal twee medewerkers betrokken bij het Clearing & Settlement-proces.

Wanneer heeft u recht op uw gelden?

Vanaf het moment dat een klant betaalt, vinden er verschillende processen en controles plaats voordat het geld daadwerkelijk op uw rekening staat. Omdat veel van deze processen volledig geautomatiseerd zijn, ontvangt u de meeste betalingen nog dezelfde of de volgende werkdag.

Soms duurt een doorstorting langer of ontstaan er situaties die een uitbetaling tijdelijk tegenhouden. Merchants vragen zich dan weleens af of dat wel mag. Van wie is dat geld eigenlijk?

Het komt echter voor dat een betaling moet worden teruggedraaid, bijvoorbeeld wanneer een consument een afschrijving storneert. In dat geval moet de merchant het bedrag in principe terugbetalen. Pay. kan dit verrekenen met toekomstige doorstortingen. Wanneer een merchant niet kan terugbetalen, moet Pay. het verlies compenseren vanuit de garantiebuffer. Stichting Pay. mag namelijk geen winst of verlies maken.