Clearing & Settlement
Van de portefeuille van uw klant naar uw rekening: zo verlopen geldstromen via Pay.
Uw klant rekent iets af in uw winkel of webshop en het betaalde bedrag verschijnt op uw bankrekening. Hoewel dat kinderlijk eenvoudig klinkt, is dat in de praktijk vaak allesbehalve eenvoudig. Afhankelijk van de betaalmethode die uw klant gebruikt, legt het geld een uitgebreide route af waarbij diverse controle- en veiligheidsmechanismen hun werk doen. In deze blog leest u meer over hoe geldstromen via Pay. verlopen: van de portefeuille van uw klant naar uw bankrekening.
Als merchant biedt u waarschijnlijk verschillende betaalmogelijkheden aan in uw winkel en/of webshop. Zeker wanneer u ook producten aan buitenlandse klanten verkoopt, loopt het aantal beschikbare betaalopties al snel op. Naast iDEAL, creditcardbetalingen en traditionele bankoverschrijvingen bieden veel merchants tegenwoordig ook betaalmogelijkheden via diensten als Apple Pay en Google Pay aan. Voor de buitenlandse markt zijn diensten als PayPal en landspecifieke betaalmethoden zoals Bancontact ook belangrijk.
Of u nu slechts een handvol of tientallen betaalopties ondersteunt, bij Pay. vinden we het belangrijk dat u altijd een overzichtelijke en eenduidige ervaring heeft als het gaat om het ontvangen van betalingen van uw klanten. Daarom storten wij betaalde bedragen zo snel mogelijk aan u door.
Achter die doorstortingen schuilt echter een complexe wereld. Het is daarom waardevol om als merchant enig inzicht te hebben in wat er achter de schermen gebeurt.
Inhoudsopgave:
Wat gebeurt er als een klant in uw webshop, checkout of platform betaalt?
Stichting Pay.
Reconciliatie
Clearing & Settlement
Wanneer heeft u recht op uw gelden?
Hoe snel krijgt u uw geld?
Terminologie
Om de geldstromen richting uw bankrekening goed te begrijpen, leggen we eerst enkele belangrijke termen uit. Uiteraard houden we het zo eenvoudig mogelijk:
| Term | Uitleg |
|---|---|
| Betaalnetwerk of schema | Een betaalnetwerk of schema is een systeem waarover betalingen worden verzonden. Bekende schema’s zijn Visa, Mastercard en Bancontact. |
| Acquirer | Een acquirer is een financiële instelling die betalingen ontvangt van de bank van de klant. Pay. beschikt zelf over een acquirer-licentie en kan daardoor rechtstreeks betalingen ontvangen van banken. |
| Reconciliatie | Reconciliatie is het proces waarbij binnenkomende betalingen worden gekoppeld aan transacties die klanten hebben gestart. Zo controleren we of een batch betalingen compleet is of dat er mogelijk transacties ontbreken. |
| Clearing | Bij clearing biedt een bank of financiële dienstverlener een batch betalingen aan bij een acquirer. Dit is een overzicht van transacties inclusief het bijbehorende bedrag. De verzendende partij draagt het geld hierbij over aan de ontvangende partij. |
| Settlement | Settlement betekent dat de ontvangende financiële dienstverlener — de acquirer — betalingen uitkeert aan de merchant. Simpel gezegd: u ontvangt uw geld. |
Wat gebeurt er als een klant in uw webshop, checkout of platform betaalt?
Wat er precies gebeurt wanneer een klant betaalt, hangt af van de gekozen betaalmethode. Over het algemeen zijn er vier mogelijkheden:
- De klant betaalt via een schema, zoals Bancontact, Mastercard of Visa. Dit geldt voor vrijwel alle betalingen in fysieke winkels (via bankpas of creditcard), maar ook voor online creditcard- en debitcardbetalingen.
- De klant betaalt via een Buy Now, Pay Later-dienstverlener (BNPL), zoals Klarna, IN3 of Riverty. Deze dienstverlener neemt de betaling over en heeft vervolgens een vordering op uw klant.
- De klant betaalt via iDEAL. Dit is de meest gebruikte online betaalmethode in Nederland.
- De klant betaalt via een non-fullservice betaaldienstverlener, zoals PayPal.
Bij betalingen via schema’s en BNPL-dienstverleners worden transacties in grote batches aan Pay. aangeboden. Hoe snel dat gebeurt, verschilt per schema en hangt ook af van het type transactie en de locatie van de klant. Een creditcardbetaling vanuit Japan arriveert bijvoorbeeld later dan een pinbetaling in uw fysieke winkel. Pay. verstuurt meerdere keren per dag verrekeningsverzoeken naar alle schema’s, waarna de gelden binnenkomen. In de meeste gevallen beschikt u binnen één werkdag over uw geld.
Omdat Pay. zelf acquirer is, komen betaalde bedragen rechtstreeks bij ons binnen. Er is dus geen externe acquirer als tussenpartij nodig. Dat bespaart tijd en zorgt ervoor dat u sneller over uw geld beschikt. Wij werken hoofdzakelijk samen met Nederlandse en Belgische grootbanken met een sterke kredietwaardigheid, waardoor het risico op onvoorziene problemen beperkt blijft.
De betalingen die wij ontvangen, zijn zogenoemde SCT-betalingen (SEPA Credit Transfers). Banken zijn verplicht deze betaalopdrachten binnen één werkdag te verwerken. Bovendien kunnen deze opdrachten niet worden teruggedraaid.
Betalingen via iDEAL worden niet batchgewijs verwerkt, maar afzonderlijk ontvangen. Elke betaling wordt dus individueel naar Pay. verzonden. Betalingen die op werkdagen vóór 14.30 uur zijn voltooid, ontvangen wij doorgaans nog dezelfde dag. Betalingen die later worden afgerond, komen meestal de volgende werkdag vanaf 08.00 uur binnen. iDEAL-betalingen worden uitsluitend op werkdagen verwerkt; betalingen die in het weekend plaatsvinden, ontvangen wij daarom pas op maandag.
Stichting Pay.
Gelden die bestemd zijn voor u en andere merchants worden beheerd op aparte bankrekeningen. Hiervoor bestaat een aparte stichting: Stichting Pay. Deze stichting beheert een derdengeldenrekening waarop alle voor derden bestemde bedragen binnenkomen. Vanaf deze rekening worden de gelden aan merchants doorgestort.
Stichting Pay. houdt altijd een financiële buffer aan. Daardoor is er meer geld beschikbaar dan er openstaande uitbetalingen richting merchants zijn. Vanuit deze buffer kunnen wij betalingen aan u doorstorten die nog niet volledig zijn gereconcilieerd.
Het totaal beheerd vermogen binnen Stichting Pay. bestaat uit:
- gelden van consumenten of verzendende partners die nog niet zijn gereconcilieerd;
- gelden die klaarstaan voor doorstorting aan merchants en al wel zijn gereconcilieerd;
- transactiekosten die merchants aan Pay. afdragen;
- de garantiebuffer voor eventuele voorfinanciering, afkomstig van onze aandeelhouders.
Reconciliatie
Voordat wij binnenkomende gelden aan u doorstorten, voeren we controles uit. Alle ontvangen bedragen worden gematcht met geregistreerde betalingen. Dit proces noemen we reconciliatie. Wanneer betalingen ontbreken die we wel verwachten, kunnen we op deze manier achterhalen om welke transacties het gaat.
Een betaling kan ontbreken wanneer een bank extra controles uitvoert of wanneer sprake is van een technische storing. Soms houdt een bank een betaling bewust tegen, bijvoorbeeld bij vermoedens van fraude.
In principe geldt: zodra de reconciliatie is afgerond, kunnen wij het geld aan u doorstorten. Het reconciliatieproces is grotendeels geautomatiseerd, maar in sommige situaties is handmatige controle nodig. Daarvoor heeft Pay. gespecialiseerde medewerkers in dienst die reconciliaties snel en zorgvuldig uitvoeren.
In bepaalde gevallen kiezen wij ervoor om betalingen alvast aan u uit te keren voordat de reconciliatie volledig is afgerond. Dat is mogelijk dankzij de werkwijze via Stichting Pay.
“Pay. kan betalingen aan u doorstorten voordat deze volledig zijn gereconcilieerd. Hiervoor spreken we onze garantiebuffer aan. Zo ontvangt u uw geld zo snel mogelijk.”
Clearing & Settlement
Als merchant merkt u doorgaans weinig van dit achterliggende proces, behalve dat u dagelijks uw betalingen ontvangt. Pay. start iedere ochtend vroeg met de eerste reconciliaties van betalingen van de vorige dag. Rond 10.00 uur resulteert dit in de eerste clearingbestanden: overzichten van transacties die klaarstaan voor uitbetaling aan merchants.
Rond 10.30 uur starten wij met het doorstorten van betalingen: de settlements. Vanaf dat moment ontvangt u doorgaans de eerste uitbetalingen op uw rekening.
Doorstortingen vinden plaats op alle dagen waarop betalingsverkeer mogelijk is, met uitzondering van zon- en feestdagen. Ondanks de hoge mate van automatisering zijn er altijd minimaal twee medewerkers betrokken bij het Clearing & Settlement-proces.
Wanneer heeft u recht op uw gelden?
Vanaf het moment dat een klant betaalt, vinden er verschillende processen en controles plaats voordat het geld daadwerkelijk op uw rekening staat. Omdat veel van deze processen volledig geautomatiseerd zijn, ontvangt u de meeste betalingen nog dezelfde of de volgende werkdag.
Soms duurt een doorstorting langer of ontstaan er situaties die een uitbetaling tijdelijk tegenhouden. Merchants vragen zich dan weleens af of dat wel mag. Van wie is dat geld eigenlijk?
Wettelijk gezien heeft u recht op de gelden zodra deze door Stichting Pay. zijn ontvangen én succesvol zijn gereconcilieerd.
Het komt echter voor dat een betaling moet worden teruggedraaid, bijvoorbeeld wanneer een consument een afschrijving storneert. In dat geval moet de merchant het bedrag in principe terugbetalen. Pay. kan dit verrekenen met toekomstige doorstortingen. Wanneer een merchant niet kan terugbetalen, moet Pay. het verlies compenseren vanuit de garantiebuffer. Stichting Pay. mag namelijk geen winst of verlies maken.
Hoe snel krijgt u uw geld?
Merchants vragen regelmatig hoe snel zij hun geld ontvangen nadat een klant heeft betaald. Zoals hierboven uitgelegd, hangt dat af van verschillende factoren. Denk aan de gebruikte betaalmethode, de dag waarop de betaling plaatsvindt en het tijdstip van de transactie.
Pay. stort betalingen door op iedere dag waarop betalingsverkeer mogelijk is. Nederlandse banken verwerken echter geen SCT-opdrachten op feestdagen. Wanneer klanten bijvoorbeeld via iDEAL betalen tijdens een feestdag of weekend, ontvangt Pay. deze betaling pas op de eerstvolgende werkdag. Na reconciliatie volgt vervolgens de uitbetaling aan u.
In uitzonderlijke situaties kan dit enkele dagen duren. Een voorbeeld:
Stel dat een klant op de donderdag vóór Pasen iets bestelt in uw webshop en de iDEAL-betaling om 15.00 uur afrondt. Omdat betalingen na 14.30 uur doorschuiven naar de volgende werkdag én Goede Vrijdag geen reguliere verwerkingsdag is voor banken, wordt de betaling pas na het paasweekend verwerkt. U ontvangt uw geld dan doorgaans pas op dinsdag rond 10.30 uur, nadat de reconciliatie is afgerond.
Dit is een uitzonderlijke situatie, maar wel iets om rekening mee te houden. In de meeste gevallen ontvangt u op werkdagen binnen 24 uur uw geld nadat een klant heeft afgerekend.
Doordat Pay. zelf acquirer is, verliezen we geen onnodige tijd aan externe tussenpartijen. Bij Pay. bent u dus verzekerd van een zo snel mogelijke verwerking en uitbetaling van uw betalingen.