Lorsque PAY. traite un paiement d'un payeur, un processus financier important démarre en coulisses : réconciliation. À cette occasion, nous vérifions que chaque paiement réussi traité correspond exactement au règlement que PAY. reçoit du fournisseur de méthode de paiement, du réseau de cartes (VISA, Mastercard, AMEX) ou de la banque.
La réconciliation constitue ainsi un maillon indispensable entre le traitement d'un paiement et le versement final au marchand. PAY. ne peut clearer que des fonds réconciliés. Nous limitons ainsi le risque d'arriérés et de pertes financières.
Selon le type de méthode de paiement, ce processus se déroule de différentes manières. Nous distinguons quatre situations :
La base : chaque paiement est réconcilié
Le processus commence chez le consommateur. Le consommateur effectue un paiement dans une boutique en ligne, une application ou un magasin physique. PAY. traite et enregistre cette transaction et la transmet au fournisseur de méthode de paiement, au réseau de cartes ou à la banque concerné.
PAY. reçoit ensuite un règlement de cette même partie. Ce règlement contient le décompte financier des transactions précédemment traitées.
La réconciliation a ensuite lieu. PAY. compare les transactions enregistrées avec le règlement reçu. Entre autres, les montants, références et statuts doivent correspondre entre eux.
Deux résultats sont alors possibles :
- Correspondance : le paiement et le règlement correspondent exactement. Les fonds sont réconciliés et peuvent, selon le délai de déblocage et la fréquence de clearing, être versés au marchand.
- Non-correspondance : un écart est constaté. La transaction ne peut alors pas être simplement clearée. L'écart doit d'abord être examiné et, si nécessaire, corrigé.
Ce principe protège à la fois PAY. et le marchand. Nous souhaitons éviter que des fonds soient versés alors qu'il n'est pas suffisamment établi que PAY. les a effectivement reçus ou les recevra.
Méthodes de paiement avec versement garanti
Pour certaines méthodes de paiement, il existe au préalable une garantie suffisante que le fournisseur de méthode de paiement versera les transactions traitées. PAY. peut, dans ce cas, baser le clearing sur le délai de déblocage établi.
Le consommateur paie et PAY. traite la transaction. Le fournisseur de méthode de paiement garantit ensuite le versement conformément aux conditions en vigueur. Sur cette base, PAY. peut déterminer quand les fonds devraient être disponibles.
Lorsque le règlement est reçu, les transactions sont réconciliées. Les fonds réconciliés peuvent ensuite être virés au marchand selon la fréquence de clearing définie.
Méthodes de paiement SEPA non garanties
Tous les fournisseurs de méthodes de paiement SEPA n'offrent pas la même garantie préalable quant à la réception finale des fonds. Pour les méthodes de paiement SEPA non garanties, le statut de la transaction ne suffit donc pas en soi pour procéder au versement.
Une transaction peut par exemple déjà avoir le statut PAID ou SUCCES , alors que PAY. n'a pas encore effectivement reçu les fonds correspondants. Dans ce cas, PAY. attend que l'argent soit crédité sur le compte de fonds de tiers.
Ce n'est qu'après réception qu'il est possible d'établir que le décompte financier correspond à la transaction. La réconciliation a ensuite lieu et les fonds réconciliés peuvent être inclus dans le clearing vers le marchand.
Fournisseurs BNPL
Avec Buy Now, Pay Later (BNPL), le processus fonctionne différemment. Le marchand conclut avec le fournisseur BNPL des accords contractuels sur le délai de reversement.
Supposons qu'il ait été convenu que le fournisseur verse les fonds après 14 jours. PAY. s'attend alors, sur la base de cet accord, à recevoir le reversement et le règlement correspondants au jour 14.
Après réception, PAY. a besoin d'au moins un jour ouvré pour traiter les fichiers fournis et réconcilier les transactions. Lorsque tout correspond correctement, les fonds peuvent ensuite être libérés pour le clearing.
Il arrive toutefois qu'un fichier fourni contienne des écarts. Nous appelons cela un fichier non conforme. Dans ce cas, le règlement ne peut pas être associé automatiquement et de manière fiable à toutes les transactions sous-jacentes.
Notre service Finance examine les écarts, corrige le fichier et effectue à nouveau la réconciliation. Le clearing peut de ce fait avoir lieu plus tard que la date initialement prévue.
Que se passe-t-il en cas de rétrocession ?
Un versement garanti ne signifie pas nécessairement qu'un paiement ne pourra plus jamais être annulé par la suite. Un fournisseur de méthode de paiement peut par exemple rétrocéder un paiement précédemment traité, par exemple lors d'un reversal, d'un rollback ou d'une rétrofacturation (chargeback).
Si cela se produit, PAY. conserve, conformément aux Conditions Générales, la possibilité de déduire le montant concerné du solde du compte du marchand. Cela permet à la comptabilité financière de rester alignée sur le décompte effectif avec le fournisseur de méthode de paiement.
Pourquoi la réconciliation est-elle si importante
Une transaction dont le statut est PAID ou SUCCES n'équivaut pas automatiquement à une transaction reçue et réconciliée.
Le statut de la transaction indique si le paiement a été traité techniquement. La réconciliation vérifie ensuite si le décompte financier provenant du fournisseur de méthode de paiement, de la banque ou du réseau de cartes y correspond.
En alignant le clearing sur ce principe, PAY. évite de verser structurellement aux marchands des fonds que PAY. n'a pas encore reçus ou ne recevra finalement pas. L'ensemble du flux financier reste ainsi contrôlable, prévisible et maîtrisable financièrement.