Manual clearing via de API: zo werkt het beginsaldo en eindsaldo

Wanneer je als Merchant of Partner via de Merchant::addClearing API een clearing initieert, kan er op de clearing-factuur een verschil zichtbaar zijn tussen het uit te betalen bedrag en de som van de onderliggende transacties. Dit gebeurt wanneer je een bedrag laat uitbetalen dat lager is dan het beschikbare boeksaldo.

Om de clearing correct te specificeren en alle transacties goed te kunnen reconciliëren, werken we in dat geval met een clearing beginsaldo en clearing eindsaldo. Hieronder leggen we aan de hand van een voorbeeld uit hoe dit werkt.

Voorbeeldsituatie

Stel dat een merchant het volgende beschikbare boeksaldo heeft:

Het totale beschikbare boeksaldo bedraagt dus € 10.000.

De partner initieert vervolgens via de API een clearing van € 6.000.

Wat gebeurt er?

De merchant heeft € 10.000 beschikbaar, maar de partner wil daarvan slechts € 6.000 laten uitbetalen. De transacties die samen het boeksaldo van € 10.000 vormen, zijn op dat moment nog niet in een eerdere clearing verwerkt.

Voor een correcte reconciliatie moeten deze transacties wel worden gekoppeld aan de clearing waarin ze worden verwerkt. Tegelijkertijd mag de daadwerkelijke clearing slechts € 6.000 bedragen.

Het verschil van € 4.000 wordt daarom administratief gecorrigeerd met een clearing beginsaldo en clearing eindsaldo.

Verwerking op de clearingfactuur

De verwerking verloopt in drie stappen:

1. Clearing beginsaldo
   We voegen een extra omzetregel ‘Clearing beginsaldo’ van -€ 4.000 toe. Hierdoor wordt het bedrag van € 10.000 administratief teruggebracht naar het gewenste clearingbedrag van € 6.000.
2. Clearing van € 6.000
   Vervolgens wordt de clearing aangemaakt. De onderliggende transacties ter waarde van € 10.000 worden gespecificeerd, samen met het clearing beginsaldo van -€ 4.000. Het totaal van de clearing komt daarmee uit op € 6.000.
3. Clearing eindsaldo
   Na het aanmaken van de clearing voegen we een omzetregel ‘Clearing eindsaldo’ van +€ 4.000 toe. Hiermee wordt de eerdere correctie gecompenseerd en blijft het niet-uitbetaalde bedrag van € 4.000 beschikbaar voor een volgende clearing.

Voorbeeld op de clearingfactuur

Na deze clearing wordt het clearing eindsaldo van € 4.000 aangemaakt. Dit bedrag is geen nieuwe omzet en wordt niet opnieuw uitgekeerd. Het vertegenwoordigt het bedrag dat na de clearing administratief overblijft.

Bij een volgende clearing wordt het eerdere clearing eindsaldo als startpunt meegenomen.

Stel dat het beschikbare saldo inmiddels verder is aangevuld met nieuwe transacties en de partner opnieuw een clearing van € 6.000 initieert. Op de clearing factuur kan dit er bijvoorbeeld als volgt uitzien:

Hetzelfde principe wordt hier opnieuw toegepast: het bedrag boven de gewenste clearing wordt met een nieuw clearing beginsaldo gecorrigeerd en vervolgens als clearing eindsaldo beschikbaar gehouden.

Waarom werkt dit op deze manier?

Deze werkwijze zorgt ervoor dat transacties correct kunnen worden gereconcilieerd met de clearing waarin ze zijn verwerkt.

De transacties die hebben bijgedragen aan het oorspronkelijke boeksaldo zijn al opgenomen in de specificatie van die clearing. Daarom worden deze transacties niet nogmaals als individuele transacties meegenomen in een volgende clearing. Dat zou namelijk tot dubbeltellingen leiden.

Het clearing eindsaldo vertegenwoordigt in plaats daarvan het bedrag dat administratief wordt doorgeschoven naar de volgende clearing.

Belangrijk voor partners

Wanneer je via Merchant::addClearing een bedrag opgeeft dat lager is dan het actuele beschikbare boeksaldo, corrigeren we het verschil automatisch met een clearing beginsaldo/eindsaldo-paar.

Deze regels:

• Zijn administratieve correcties;
• Vertegenwoordigen geen nieuwe transacties;
• Worden niet afzonderlijk uitgekeerd;
• Zorgen ervoor dat de clearing aansluit op het opgegeven opnamebedrag;
• Maken een correcte reconciliatie mogelijk zonder transacties dubbel mee te nemen.