Restituties

Een restitutie is een terugbetaling van een (deel van een) transactie aan een eindgebruiker. Een andere veel gebruikte term hiervoor is 'refund'. Je zal beide termen in het systeem van PAY. tegenkomen.

Via PAY. kan je 3 soorten restituties uitvoeren:

• Terugbetaling van een transactie
  

  Via het Transactie overzicht kan je voor elke betaalde transactie één of meer restituties uitvoeren. Je dient hierbij wel rekening te houden met het maximale restitutiebedrag. Bij een restitutie zullen, indien mogelijk, de gegevens zoals deze zijn ingevuld door de klant, gebruikt worden voor de terugbetaling. De restitutie(s) wordt gelinkt aan de betreffende transactie zodat je direct kan zien dat een bepaalde transactie volledig REFUND of gedeeltelijk PARTIAL REFUND is terugbetaald.

• Externe restitutie
  

  In sommige gevallen kan het wenselijk zijn om een 'losse restitutie' aan te maken. Dit is mogelijk via de optie 'Externe restitutie' en is beschikbaar vanaf het Business pakket. Een externe restitutie is niet gelinkt aan een bepaalde transactie wat als voordeel heeft dat jij zelf het restitutiebedrag kan bepalen. Daarentegen dien je dus wel te beschikken over het IBAN nummer en de naam van de rekeninghouder om de terugbetaling uit te kunnen voeren.

• Instant refund
  

  Met een instant refund staat het geld dat jij terugstort direct op de rekening van jouw klant - óók in het weekend, op feestdagen en 's nachts. Je kan de instant refund optie aanvragen vanaf het Business pakket door een mail te sturen met onderwerp "Aanvraag instant refund" (of klik hier). Meer informatie over de instant refund optie vind je hier.

Beschikbaarheid
Hieronder vind je de beschikbaarheid van de refunds per pakket

1. Restitutie statussen

Een restitutie binnen PAY. kan de onderstaande statussen hebben:

Code	Status	Omschrijving
-81	REFUND	Het volledige orderbedrag is terugbetaald
-82	PARTIAL REFUND	Een deel van het orderbedrag is terugbetaald

De bovenstaande statussen worden pas toegekend zodra de restitutie uitgevoerd is.

2. Restituties per transactie

Algemeen geldt dat u meerdere restituties per transactie kunt uitvoeren tot het maximum restitutiebedrag is bereikt. Een uitzondering hierop zijn de creditcards waar u één restitutie per transactie kunt aanmaken.

Betaaloptie	Aantal mogelijke restituties
Cadeaukaarten	één per transactie, enkel volledig transactiebedrag
Creditcards	Meerdere per transactie
Overige betaaltopties	Meerdere per transactie

3. Maximum restitutiebedrag

Over het algemeen geldt dat je het originele orderbedrag + € 30,00 kan refunden naar een eindgebruiker. Een uitzondering hierop zijn creditcards en achteraf betaalopties waar het restitutiebedrag niet hoger mag zijn dan het originele orderbedrag.

Betaaloptie	Maximum restitutiebedrag
Billink	100% van het orderbedrag
VISA	100% van het orderbedrag
MasterCard	100% van het orderbedrag
Postepay	100% van het orderbedrag
Carte Bleue	100% van het orderbedrag
Maestro	100% van het orderbedrag
Cadeaukaarten	Enkel 100% van het orderbedrag betaald met de cadeaukaart
Overige betaaltopties	100% van het orderbedrag + € 30,00

4. Transactie terugbetalen

Via het ''Transactie overzicht'' kan je elke transactie met de status PAID terugbetalen aan jouw klant Afbeelding: Transactie overzicht. Indien de klantgegevens in ons systeem bekend zijn, worden deze vooraf ingevuld en kan je direct een refund aanmaken. Dit doe je door op het groene pijltje te drukken van een specifieke transactie in het transactie overzicht. Zodra je op het groene symbool klikt, verschijnt er een popup. Klik op ''Refund betalingen'' om de betaling te refunden Afbeelding: Betaling refunden.

Transactie overzicht

Refund aanmaken

Betaling refunden

Refund aangemaakt

Soort refund en beschikbare klantgegevens

In enkele uitzonderlijke gevallen beschikken wij niet altijd over de klantgegevens. Bij sommige betaalopties dien je daarom het IBAN nummer en naam van de rekeninghouder op te vragen bij de betreffende klant om de refund uit te kunnen voeren. Dit geldt bijvoorbeeld voor paysafecard.

Voor refunds van Maestro en creditcard e-commerce betalingen geldt dat je deze terug kan boeken op de kaart. Dit geldt echter niet voor pinbetalingen via Maestro of creditcard. Als je hiervoor een refund wil uitvoeren dan dien je de IBAN gegevens van de consument op te vragen. Een compleet overzicht vind je in de onderstaande tabel:

Transactie terugbetalen activeren

Restituties beheren activeren

De optie ''Transactie terugbetalen'' is standaard niet geactiveerd. Je kan deze optie activeren via de link ''Wijzig pakketopties'' op het tabblad Merchant > Bedrijf https://admin.pay.nl/my_merchant. Zorg ervoor dat in de popup de optie ''Restituties beheren'' Afbeelding: Restituties beheren activeren aangevinkt is.

Een transactie terugbetalen

Om een refund aan te maken voor een bestaande transactie voer je de onderstaande stappen uit:

• Ga in het Admin Panel naar het tabblad Transacties > Totaaloverzicht https://admin.pay.nl/transactions.

• In het ''Transactie overzicht'' Afbeelding: Transactie overzicht zoek je de transactie die je wil refunden.

• In de kolom Opties klik je op de groene pijl Afbeelding: Refund aanmaken van de betreffende transactie.Een alternatieve manier is om op het vergrootglas icoon te klikken en in de popup te kiezen voor de link ''refund betaling''.

• Er wordt een popup geopend waar je de details van de refund kan ingeven Afbeelding: Betaling refunden. Indien de klantgegevens bekend zijn in ons systeem, worden deze vooraf ingevuld.

• Bankrekening

  Bij de ''Bankrekening'' vind je de onderstaande velden:

  • Rekeninghouder

    Vul hier de naam in van de rekeninghouder van de rekening waarnaar je het bedrag wil terugstorten.

  • IBAN

    Vul het IBAN nummer van de eindgebruiker in.

  • BIC

    Vul de BIC code van de bank van de eindgebruiker in. Voor Nederlandse banken geldt dat deze automatisch worden gegenereerd aan de hand van het IBAN nummer.

• Betaling

  Bij ''Betaling'' vind je de onderstaande velden:

  • Bedrag

    Refundbedrag dat overgeboekt moet worden

  • Omschrijving

    Deze omschrijving wordt gebruikt als kenmerk bij de refund (max. 32 tekens).

  • Verwerkingsdatum

    Selecteer de datum waarop de refund verwerkt dient te worden

• Als alle velden ingevuld zijn klik je op de knop ''Toevoegen'' in de popup! om de refund aan te maken.

• Je keert terug naar het Transactie overzicht. Voor de betreffende transactie wordt in de kolom Opties nu het refund icoon weergegeven Afbeelding: Refund aangemaakt. Als je met jouw muis over het icoon gaat dan wordt het bedrag van de refund getoond.Heb je de kolom Refund bedrag geconfigureerd? Dan vind je hier het bedrag terug dat je aan de klant hebt terugbetaald.

Let op
Zolang de status PAID wordt weergegeven bij een transactie die je terugbetaald heb, kan je deze refund nog annuleren / verwijderen. Als de status is gewijzigd naar REFUND of PARTIAL REFUND betekent dit dat de refund door het systeem van PAY. is verwerkt en de terugbetaling naar de klant is geïnnitieerd.

Via het Transactie overzicht kan je voor elke betaalde transactie één of meer refunds uitvoeren. Je dient hierbij wel rekening te houden met het maximale refundbedrag.

Beschikbaarheid
Hieronder vind je binnen welke pakketten deze optie beschikbaar is.

5. Multipayment restituties

Bevestiging uitgevoerde multi refund

Als een transactie uit meerdere deelbetalingen bestaat spreken we van 'multipayments'. Één van de deelbetalingen bij een 'multipayment' bestaat altijd uit een betaling via een cadeaukaart. Als het saldo op de cadeaukaart ontoereikend is om de transactie te voldoen, dan kan het restant van het bedrag worden afgerekend via een andere betaaloptie.

De vraag is "Hoe gaan we nu om bij een restitutie van een multipayment"?

1. Indien het bedrag exact gelijk is aan het bedrag dat betaald is met 1 of meerdere cadeaukaarten, dan wordt het bedrag teruggestort op de cadeaukaart(en).

2. Indien het bedrag volledig kan worden terugbetaald op een cadeaukaart en een andere deel op de originele betaaloptie, dan wordt dit gekozen.

3. Indien het bedrag niet meer kan worden teruggeboekt op de cadeaukaart maar er wel een betaaloptie is met een IBAN nummer, dan wordt het volledige bedrag teruggeboekt op het IBAN nummer.

4. Optioneel Indien er niet kan worden teruggeboekt, bijvoorbeeld bij een volledige betaling via cadeaukaarten na 14 dagen of bij de vervolgbetaling die niet te verhogen is, dan wordt er een error weergegeven en is er een mogelijkheid om een refund betaallink aan te maken.
   
   

Voorbeelden

Voorbeeld 1
Klant heeft 15 euro betaald waarvan 5 euro via een cadeaukaart en 10 euro via iDEAL. Bij een refund binnen 14 dagen gelden de volgende regels per bedrag:

Refund	Toelichting
4,00 €	via IBAN (bedrag is niet gelijk aan de betaling met cadeaukaart).
5,00 €	Volledig op cadeaukaart.
6,00 €	5 euro op de cadeaukaart en 1 euro via IBAN.
15,00 €	5 euro op cadeaukaart en 10 euro via IBAN.
40,00 €	5 euro op cadeaukaart en 35 euro via IBAN.Â
100,00 €	ERROR (totaal te refunden bedrag is meer dan 30 euro boven orginele bedrag).

Voorbeeld 2
Klant heeft 15 euro betaald waarvan 5 euro via een cadeaukaart en 10 euro via iDEAL. Bij een refund na 14 dagen gelden de volgende regels per bedrag:

Voorbeeld 3
Klant heeft 15 euro betaald waarvan 5 euro via een cadeaukaart en 10 euro via PayPal. Bij een refund binnen 14 dagen gelden de volgende regels per bedrag:

Voorbeeld 4
Klant heeft 12 euro betaald waarvan 10 euro via de VVV kaart en 2 euro via de fashionchque betaald. Bij een refund na 14 dagen gelden de volgende regels per bedrag:

Refund	Toelichting
Ongeacht het bedrag	ERROR. U dient het IBAN van de consument op te vragen en een IBAN refund in te schieten.

6. Batch refunds

Als je periodiek (bijvoorbeeld wekelijks) meerdere terugbetalingen naar (eind)klanten wilt verwerken dan kun je hiervoor de PAY. Refunder gebruiken. Met de Refunder upload je een Microsoft Excel (.xlsx of .csv) bestandin de tool.

In het Excel bestand zijn 2 kolommen vereist. Het bedrag (in centen) en de transactie referentie (bij voorkeur het PAY. "Order-Id" of het "Ordernummer"). We moeten tenslotte weten voor welke transactie we welk bedrag moeten terugbetalen.

API Token invullen

Needle selecteren

Refunds beheren en uitvoeren

Om een batch refund opdracht te maken:

1. Open je de PAY. Refunder

2. Vul een APi token in met refund rechten. Een overzicht van API tokens vindt je hier: https://admin.pay.nl/company/tokens

3. Klik op Bestand kiezen en upload het Excel bestand van jouw computer.

4. Kies bij Needle de kolom uit de dropdown waarin het PAY. OrderId of jouw webshop Ordernummer staat.

5. Kies bij Amount de kolom uit de dropdown waarin het bedrag staat dat je wilt refunden.

   Belangrijk: de kolom "Bedrag" in jouw Excel bestand moet het refund bedrag in centen bevatten.

6. Klik op Zoek Transacties

7. De Refunder tool laat nu een resultaat zien. In de tabel hieronder vindt je de betekenis per kolom:

   Kolomnaam	Betekenis
   ID	Order-id of Ordernummer van de transactie
   Code	Transactie-ID van PAY.
   Betaaloptie	De betaaloptie waarmee de transactie initieel is gestart (bijvoorbeeld iDEAL)
   Gemaakt	De datum en tijd waarop de transactie bij PAY. werd gemaakt
   Original amount	Het originele transactie bedrag toen de transactie werd gemaakt
   Already refunded	Bevat een bedrag in EUR als er al een refund op de transactie is verwerkt
   Left amount	Bevat het bedrag dat nog gerefund kan worden na het verwerken van de terugbetaling
   Refund request	Het refund bedrag in EURO volgens jouw Excel bestand, dat je indien gewenst nog kunt aanpassen
   After refund	Het transactiebedrag nadat de je refund hebt verwerkt

8. Aan de rechterkant van elke regel zie je in de kolom Select een checkbox, Alleen regels die gemarkeerd zijn worden meegenomen in de Refund opdracht.

9. Klik op de blauwe Refund Transacties knop om de batch Refund te starten
   
   

7. Uitgaande IBAN restitutie aanmaken

Via een 'Externe restitutie' kan je een terugbetaling doen naar een klant op basis van een IBAN nummer en naam rekeninghouder. Dit houdt dus ook in dat je over deze klantgegevens dient te beschikken om de terugbetaling aan te kunnen maken. Het is niet mogelijk om een externe restitutie naar een cadeaukaart, creditcard, Riverty, Billink of PayPal account te doen.

Externe restitutie activeren

De 'Externe restitutie' is standaard niet geactiveerd. Je kan deze optie activeren via de link 'Wijzig pakketopties' op het tabblad Merchant » Bedrijf https://admin.pay.nl/my_merchant. Zorg ervoor dat in de popup de optie 'IBAN overboekingen' Afbeelding: Externe restituties activeren aangevinkt is.

Hulp nodig bij het activeren?

Meer informatie over het activeren van een pakketoptie vind je hier. Wil je gebruik maken van de 'Externe restitutie' maar ondersteunt jouw huidige pakket deze optie niet? Dan kan je heel eenvoudig upgraden.

Externe restitutie aanmaken

• Ga in het Admin Panel naar het tabblad Transacties » Uitgaand (IBAN) » Gepland https://admin.pay.nl/endusers/refund.

• In het 'Restitutie overzicht' klik je op de knop 'toevoegen' Afbeelding: Restitutie aanmaken onderaan de pagina.

• Er wordt een nieuwe pagina geopend waar je de details van de restitutie kan ingeven Afbeelding: Externe restituties aanmaken.

• Website informatie
  

  Bij de 'Website informatie' vind je de onderstaande velden:

  • Verkooplocatie
    

    Selecteer de verkooplocatie waaraan de 'Externe restitutie' gekoppeld dient te worden.

• Bankrekening
  

  Bij de 'Bankrekening' vind je de onderstaande velden:

  • Rekeninghouder
    

    Vul hier de naam in van de rekeninghouder waarnaar je het bedrag wil terugstorten.

  • IBAN
    

    Vul het IBAN nummer van de eindgebruiker in.

  • BIC
    

    Vul de BIC code van de bank van de eindgebruiker in. Voor Nederlandse banken geldt dat deze automatisch worden gegenereerd aan de hand van het IBAN nummer.

• Betaling
  

  Bij de 'Betaling' vind je de onderstaande velden:

  • Bedrag
    

    Restitutiebedrag dat overgeboekt moet worden

  • Omschrijving
    

    Deze omschrijving wordt gebruikt als kenmerk bij de restitutie (max. 32 tekens).

  • Verwerkingsdatum
    

    Selecteer de datum waarop de restitutie verwerkt dient te worden

• Als alle velden ingevuld zijn klik je op de knop 'Toevoegen' onderaan de pagina om de externe restitutie aan te maken.

Belangrijk: Het limiet staat standaard op €250,-.

Externe restitutie aangemaakt

Na het aanmaken van de externe restitutie keer je terug naar het Restitutie overzicht scherm. Je ziet dat de zojuist aangemaakt externe restitutie nu weergegeven wordt in het overzicht Afbeelding: Externe restitutie aangemaakt. De restitutie staat nu klaar om verwerkt te worden.

Elke werkdag om 10:00 uur worden de restituties door het systeem van PAY. verwerkt. Na de verwerking krijgt de transactie de status REFUND of PARTIAL REFUND en wordt de transacties verplaatst naar de pagina 'Uitgevoerde transacties'. Vanaf dit moment is het niet meer mogelijk om een restitutie te annuleren / verwijderen.

Beschikbaarheid
Hieronder vind je binnen welke pakketten deze optie beschikbaar is.

8. Restitutie verwijderen

Heb je een restitutie aangemaakt die je toch weer wil annuleren / verwijderen? Dat is geen probleem zolang je de restitutie maar voor 's ochtends 10:00 uur verwijderd. Vanaf dit moment verwerkt het systeem van PAY. de restitutie en zal het bedrag terugbetaald worden aan de eindgebruiker.

Je kan één of meer restituties tegelijk verwijderen. Volg hiervoor de onderstaande stappen:

• Ga in het Admin Panel naar het tabblad Transacties » Uitgaand (IBAN) » Gepland https://admin.pay.nl/endusers/refund.

• In het 'Restitutie overzicht' zie je alle restituties die nog niet verwerkt zijn en die je dus nog kan verwijderen.

• Zet een vinkje in de checkbox van de restitutie die je wil verwijderen. Afbeelding: Restitutie verwijderen. Het is mogelijk om meerdere restituties te selecteren.

• Selecteer in het selectiescherm onderaan de tabel de optie Verwijderen en klik op de button 'OK'.

• De aangevinkte restituties worden nu verwijderd. Je keert terug naar het Restitutie overzicht scherm waar je de zojuist verwijderde restituties terugvindt met de status 'verwijderd' Afbeelding: Restitutie verwijderd.
  
  

9. Uitgevoerde restituties

Uitgevoerde restituties zijn transacties die door het systeem van PAY. zijn verwerkt en waarbij de terugbetaling aan de eindgebruiker is geïnnitieerd.

Vanaf dit moment heeft de transactie bij een volledige terugbetaling van het orderbedrag de status REFUND of de status PARTIAL REFUND in het geval van een gedeeltelijke terugbetaling.

Uitgevoerde restituties bekijken

Uitgevoerde restituties

Details van een uitgevoerde restitutie bekijken

Om het overzicht met uitgevoerde restituties te bekijken voer je de onderstaande stappen uit:

• Ga in het Admin Panel naar het tabblad Transacties » Uitgaand (IBAN) » Uitgevoerd https://admin.pay.nl/endusers/refund_log.

• In de pagina die wordt geopend, vind je alle restituties die door het systeem van PAY. zijn uitgevoerd Afbeelding: Uitgevoerde restituties.

• Klik op de link 'Details' in de kolom Opties om alle gegevens van een restitutie te bekijken Afbeelding: Details van een uitgevoerde restitutie bekijken.

Creditcard en Billink restituties

Let op In het overzicht met uitgevoerde restituties vind je op dit moment alleen de terugbetalingen op IBAN nummer terug. Dit houdt in dat creditcard (terugbetaling op de kaart) en Billink (terugbetaling op account) restituties (nog) niet worden weergegeven in dit overzicht. Dit zal echter in de nabije toekomst wel het geval zijn.

Je kan de creditcard en Billink restituties wel terug vinden via het 'Transactie overzicht'.

10. E-mail Consumenten bevestiging

Indien je wenst dat PAY. ter bevestiging van de (aankomende) restitutie direct naar de betaler stuurt, kan je dit instellen per verkooplocatie onder het kopje notificaties. Zo kan je de gebruiker op de hoogte brengen van jouw opdracht aan PAY. om een terugbetaling uit te voeren. Wij vermelden in de e-mail het gescramblede IBAN nummer (NL**RABO0123***789) waarop wordt terugbetaald. Indien er bij een betaling een cadeaukaart is gebruikt die weer wordt opgewaardeerd, e-mailen wij ook het kaartnummer en de pincode zodat de klant deze opnieuw kan gebruiken.

De e-mail wordt verstuurd in de taal van de gebruiker en naar het e-mailadres die bij de transactie meegestuurd is.

Je hebt de volgende opties:

• Niet e-mailen
• Alleen e-mailen bij multipayment restituties of als er cadeaukaarten zijn gebruikt
• Altijd een e-mail sturen

Deze optie is beschikbaar vanaf het professional pakket.