Termen en definities

Term	Definitie / uitleg
KVK-uittreksel	Uittreksel uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel, waarin de basisgegevens van de onderneming staan. Voor dit document geldt dat ze maximaal 6 maanden oud mag zijn.
Kopie legitimatiebewijs	Kopie van een identiteitsdocument (ID-kaart, paspoort of rijbewijs), zowel vóór- als achterkant, van de verantwoordelijke persoon(en).
Zakelijk bankafschrift	Bankafschrift waarop het IBAN en de bedrijfsnaam staan vermeld. Mag gesaldeerd zijn, bedragen mogen doorgehaald zijn.
Thuisadres in Admin Panel	Het privé-adres van de eigenaar/bestuurder moet ingevuld worden in de Admin Panel op de persoonlijke My account pagina.
UBO-formulier	Formulier waarin de uiteindelijke belanghebbenden (Ultimate Beneficial Owners) van de onderneming en hun aandelenbelang worden vermeld.
Handelend bestuurder	De persoon die bevoegd is namens de onderneming te handelen en de overeenkomst met Pay.nl aan te gaan.
Volmacht (“power of attorney”)	Schriftelijke machtiging waarmee iemand gemachtigd wordt om namens de onderneming betalingen te beheren (nodig als deze persoon niet in het KVK-uittreksel staat).
Utility bill / bewijs adres	Een bewijs van adres, bijvoorbeeld een gas-, water- of elektriciteitsrekening, soms gevraagd als aanvullende verificatie.
Inkoopfactuur	Factuur van goederen of diensten die de onderneming heeft ingekocht, kan gevraagd worden als extra bewijs van bedrijfsactiviteiten.

Term	Definitie / uitleg
Clearing	Het proces waarbij de opgebouwde tegoeden van een merchant worden uitbetaald naar de gekoppelde bankrekening.
Clearing frequentie	De frequentie waarmee uitbetalingen plaatsvinden, bijvoorbeeld dagelijks, wekelijks of maandelijks.
Vrijgavetermijn	Het schema dat bepaalt na hoeveel dagen uitbetalingen worden uitgevoerd per betaaloptie.
Clearing bedrag totaal	Het bedrag dat wordt uitbetaald aan de merchant na aftrekken van vergoedingen, reserveringen en andere kosten.
Reserveringen	Bedragen die tijdelijk worden gereserveerd om mogelijke terugboekingen of andere risico's te dekken.
Terugboekingen	Transacties waarbij een betaling wordt teruggedraaid, bijvoorbeeld bij fraude of klantklachten.
Transactiekosten	Kosten die in rekening worden gebracht voor het verwerken van betalingen, zoals transactiekosten per betaalmethode.
Clearinghistorie	Een overzicht van alle uitgevoerde uitbetalingen, inclusief data, bedragen en status.

Term	Definitie / uitleg
Factuurnummer / Factuur ID	Unieke referentie voor een factuur (bijv. PAYNL-2020167893) die gebruikt moet worden bij betalingen en overboekingen.
Facturen downloaden	Mogelijkheid om individuele facturen als PDF te downloaden of meerdere facturen in een ZIP-bestand.
Factuurspecificatie	Gedetailleerd overzicht van transacties per betaalmethode; kan gedownload worden in PDF, CSV of MT940.
Betalingstermijn	Facturen moeten binnen 14 dagen na factuurdatum betaald worden.
Betalingswijze	Facturen kunnen automatisch via boeksaldo, via automatische incasso, handmatig via Admin Panel of via overboeking betaald worden.
Facturatiefrequentie	Week- of maandfacturatie. Standaard: wekelijks elke maandag; optioneel: maandelijks op de eerste werkdag.
BTW	Diensten van PAY. zijn btw-plichtig in Nederland; EU-bedrijven met geldig btw-nummer vallen onder verleggingsregeling; buiten EU geen btw.

In de onderstaande tabel worden de definities gehanteerd die van toepassing zijn op de merchant documentatie.