Dataretentie bij PAY. (de)

PAY. verwaltet Daten deines Unternehmens, deiner Kunden sowie Daten, die während des Zahlungsvorgangs verfügbar werden. Diese Daten sind erforderlich, um unsere Dienstleistungen zu erbringen und gesetzliche sowie vertragliche Verpflichtungen zu erfüllen.

Warum speichert PAY. Daten?

PAY. speichert Daten unter anderem aus folgenden Gründen:

Zur korrekten Verarbeitung von Zahlungen.
Zur Erfüllung von Verpflichtungen, die sich aus unserer Lizenz und dem niederländischen Finanzaufsichtsgesetz (Wft) ergeben.
Zur Erbringung von Dienstleistungen für und zur Kommunikation mit Endnutzern, Merchants und Mitarbeitern von Merchants.
Zur Bekämpfung von Betrug, Chargebacks und anderen Risiken, denen ein Endnutzer einen Merchant aussetzen kann.
Zur Bereitstellung von Einblicken in erzielte Umsätze und zur Erstellung von Managementberichten für Merchants.
Zur Fehlerbehebung und Protokollierung.

Service Level Agreement

Abhängig von dem von dir gebuchten Paket bietet PAY. dir die Möglichkeit, finanzielle Einblicke und Berichte einzusehen. Neben den kommerziellen Vereinbarungen, die wir als Service Level Agreement (SLA) bezeichnen, hat PAY. auch eine gesetzliche Verpflichtung (auf Grundlage unserer Lizenz) oder vertragliche Verpflichtungen (gegenüber Anbietern von Zahlungsmethoden), Zahlungsdaten zu speichern.

Es ist daher möglich, dein Paket während deiner Geschäftsbeziehung mit PAY. zu aktualisieren, wodurch bereits archivierte Informationen wieder sichtbar werden können.

Wichtig: Sobald die Vereinbarung mit PAY. beendet wird, hast du noch 35 Tage Zeit, deine Daten zu exportieren. Nach diesem Zeitraum sind diese Daten nicht mehr verfügbar. Bitte berücksichtige dies bei der Wahl des Zeitpunkts für die Kündigung deiner Vereinbarung.

1. Bestelldaten

Bestelldaten sind eine Gruppe von Daten, die PAY. aus den Systemen des Merchants erhält und die Informationen über den Kauf enthalten.

Rechnungsdaten (Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Lieferdatum)
Adressdaten (Rechnungsadresse, Lieferadresse)
Kundendaten (Name, Unternehmensname, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse)
Produktdaten, Beschreibungen und Preise.

Diese Daten werden manchmal an Zahlungsmethoden weitergeleitet, um eine Rechnung erstellen zu können (bei späterer Zahlung oder Ratenzahlung). Diese Daten können zur Bestimmung von Betrugsrisiken verwendet werden (zum Beispiel Lieferdaten, E-Mail-Daten und Rechnungsdaten). Diese Daten können verwendet werden, um bestimmte Käufe zu blockieren (zum Beispiel eine Altersbeschränkung bei Alkohol oder Gaming). Über Quicksearch im Dashboard kannst du diese Daten für einen Zeitraum von 13 Monaten durchsuchen. Diese Daten werden maximal 13 Monate gespeichert (dies ist der Zeitraum, in dem dein Kunde eine MOI-Meldung oder einen Chargeback durchführen kann). Es besteht keine gesetzliche Verpflichtung, diese Daten länger zu speichern. Nach diesem Zeitraum werden diese Daten nicht archiviert.

Sowohl der Zahler als auch der Unternehmer können uns auf Grundlage der DSGVO auffordern, diese Daten zu löschen. Wenn zu diesem Zeitpunkt keine gesetzlichen Verpflichtungen zur Speicherung dieser Daten bestehen, werden wir diesem Antrag entsprechen.

2. Statistische Daten

Statistische Daten sind Daten, die der Merchant übermitteln kann und die in den Reporting-Tools von PAY. gespeichert werden. Auf Grundlage dieser Daten kann ein Mitarbeiter Suchvorgänge durchführen und bestimmte Transaktionen zu einem übersichtlichen Managementbericht gruppieren.

Extra1
Extra2
Extra3
Tool
Info
Object
PromotorID

Es ist nicht gestattet, in diesen Feldern personenbezogene Daten zu speichern. Wenn du in diesen Feldern personenbezogene Daten eingibst, werden wir den Inhalt dieser Felder vollständig löschen. Diese Daten bleiben 5 Jahre online gespeichert. Abhängig von der Vereinbarung können sie vom Merchant für maximal 5 Jahre abgerufen werden.

Statistische Daten sind gemäß SLA sichtbar:

Pioneer: 12 Monate
Professional: 24 Monate
Business: 36 Monate
Corporate: 60 Monate
Submerchants von Allianzen: 12 Monate

3. Transaktionsdaten

Transaktionsdaten enthalten die Daten über die Zahlung(en), die mit der Bestellung des Merchants verbunden sind.

Daten des Zahlers

Kontoinhaber
Kontonummer, Kreditkartennummer, Telefonnummer, PayPal-E-Mail-Adresse, Account-ID (bei Alipay und WeChat Pay) oder Geschenkkartennummer
BIC-/Swift-Daten.

Daten des Empfängers

Unternehmensname
Handelsname
Clearing-Konto (Auszahlung)

Zahlungsgrund

Merchant-Transaktions-ID
Merchant-Transaktionsbeschreibung
Name der Verkaufsstelle
Kategorie
Beschreibung der Verkaufsstelle (wofür die Zahlung ausgeführt wird)

Transaktionsdaten sind gemäß SLA sichtbar:

Pioneer: 12 Monate
Professional: 24 Monate
Business: 36 Monate
Corporate: 60 Monate

Finanzinstitute sind verpflichtet, diese Daten 7 Jahre lang zu speichern (dies erfolgt offline).

4. Clearing-Aufträge

Sobald ein Umsatzzeitraum abgeschlossen ist, erstellt PAY. einen Clearing-Auftrag, mit dem die erhaltenen Gelder auf dein Konto überwiesen werden. Die zugehörigen Transaktionsdaten, die gemeinsam in einem Clearing-Auftrag gebündelt werden, sind abhängig von deinem SLA sichtbar und abrufbar.

Clearing-Aufträge auf dein IBAN-Konto:

Pioneer: 9 Monate
Professional: 21 Monate
Business: 40 Monate
Corporate: 46 Monate

Clearing-Einblick pro Transaktion:

Pioneer: nicht verfügbar
Professional: 6 Monate
Business: 9 Monate
Corporate: 12 Monate

5. Rechnungen

Abhängig von der Rechnungsfrequenz werden Rechnungen wöchentlich oder monatlich erstellt.

Rechnungen sind sichtbar:

Pioneer: 9 Monate
Professional: 12 Monate
Business: 15 Monate
Corporate: 18 Monate
Submerchants von Allianzen: nicht zutreffend

6. Unternehmen & Mitarbeiter

Wenn du PAY. nutzt, erfassen wir auch Benutzerdaten. Abhängig von deiner Funktion innerhalb des Unternehmens musst du dich identifizieren. In bestimmten Fällen werden wir zusätzliche Informationen anfordern. Es ist außerdem möglich, dass wir externe Quellen konsultieren.

Unternehmensdaten

PAY. ist als Finanzinstitut gesetzlich verpflichtet, Unternehmensdaten für einen Zeitraum von 7 Jahren zu speichern.

Personenbezogene Daten deiner Mitarbeiter

Deine Mitarbeiter können uns auffordern, ihre personenbezogenen Daten zu löschen. In diesem Fall werden wir alle personenbezogenen Daten löschen. Es ist dann für dich nicht mehr möglich, anhand ihres Namens zu sehen, wer an welchem Datum eine Aktion durchgeführt hat. Diese Informationen werden durch den AL-Code ersetzt. Du findest diese Codes in deinem Administrationsbereich beim jeweiligen Benutzer.

Personenbezogene Daten von UBOs, Zeichnungsberechtigten oder Vertretern

Wenn du eine besondere Rolle innerhalb des Unternehmens erfüllst, sind wir verpflichtet, deine personenbezogenen Daten für einen Zeitraum von 7 Jahren zu speichern.

7. Kommunikation mit Zahlungsmethoden

Bei der Verarbeitung von Zahlungen findet viel Kommunikation mit den Zahlungsmethoden statt. Diese Daten werden von PAY. protokolliert, um die Qualität und Verfügbarkeit der Dienstleistungen dieser Parteien zu überwachen. Beispiele für solche Protokolle sind:

Autorisierungs- und Capture-Anfrage für Kreditkarten
PIN-Transaktionsanfrage an ein Terminal
Login, Saldoabfrage und Belastung einer Geschenkkarte
Bonitätsprüfung und Start eines Auftrags für eine spätere Zahlung
Kommunikation zwischen einer Bank und PAY. bei einer iDEAL-Zahlung

Die oben genannten Informationen sind für einen Zeitraum von 1 Monat nach der Zahlung verfügbar. Du kannst daher bis maximal 1 Monat nach der Verarbeitung der Zahlung eine Anfrage stellen. Diese Anfrage kann ausschließlich von einem Mitarbeiter des Second-Level-Supports bearbeitet werden (ab dem Business-Paket).

8. Exchange-Kommunikation

PAY. übermittelt Zahlungsstatus an externe Systeme. Dies kann dein Webshop, dein Kassensystem oder deine Buchhaltungssoftware sein. Dies bezeichnen wir als Exchange (Austausch).

Diese Informationen werden für einen Zeitraum von 1 Monat zur Fehlerbehebung gespeichert.

Übersicht der Aufbewahrungsfristen pro Datentyp

Datentyp	Paket	Verfügbarkeit / Aufbewahrungsfrist	Erläuterung
Daten nach Beendigung der Vereinbarung	Alle Pakete	35 Tage für den Export verfügbar	Nach Beendigung der Vereinbarung hat der Merchant noch 35 Tage Zeit, die Daten zu exportieren. Danach sind die Daten nicht mehr verfügbar.

Bestelldaten	Alle Pakete	Maximal 13 Monate	Nach diesem Zeitraum werden die Daten gelöscht und nicht archiviert. Dies entspricht dem Zeitraum, in dem ein Kunde noch eine MOI-Meldung oder einen Chargeback durchführen kann.

Statistische Daten	Pioneer	12 Monate sichtbar	Die statistischen Daten selbst bleiben maximal 5 Jahre online gespeichert.
Statistische Daten	Professional	24 Monate sichtbar	Die statistischen Daten selbst bleiben maximal 5 Jahre online gespeichert.
Statistische Daten	Business	36 Monate sichtbar	Die statistischen Daten selbst bleiben maximal 5 Jahre online gespeichert.
Statistische Daten	Corporate	60 Monate / 5 Jahre sichtbar	Dies ist zugleich die maximale Online-Aufbewahrungsfrist.
Statistische Daten	Submerchants von Allianzen	12 Monate sichtbar	Die statistischen Daten selbst bleiben maximal 5 Jahre online gespeichert.
Statistische Daten	Alle Pakete	Maximal 5 Jahre Online-Speicherung	Abhängig vom SLA können diese Daten vom Merchant für einen kürzeren oder gleich langen Zeitraum abgerufen werden.

Transaktionsdaten	Pioneer	12 Monate sichtbar	Transaktionsdaten werden gesetzlich 7 Jahre gespeichert; nach dem Online-Zeitraum erfolgt dies offline.
Transaktionsdaten	Professional	24 Monate sichtbar	Transaktionsdaten werden gesetzlich 7 Jahre gespeichert; nach dem Online-Zeitraum erfolgt dies offline.
Transaktionsdaten	Business	36 Monate sichtbar	Transaktionsdaten werden gesetzlich 7 Jahre gespeichert; nach dem Online-Zeitraum erfolgt dies offline.
Transaktionsdaten	Corporate	60 Monate / 5 Jahre sichtbar	Transaktionsdaten werden gesetzlich 7 Jahre gespeichert; nach dem Online-Zeitraum erfolgt dies offline.
Transaktionsdaten	Alle Pakete	Gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 7 Jahren	Finanzinstitute müssen diese Daten 7 Jahre lang speichern. Zu diesem Zweck werden die Daten offline gespeichert.

Clearing-Aufträge auf IBAN	Pioneer	9 Monate sichtbar	Betrifft Clearing-Aufträge, mit denen erhaltene Gelder auf das Konto des Merchants überwiesen werden.
Clearing-Aufträge auf IBAN	Professional	21 Monate sichtbar	Abhängig vom SLA.
Clearing-Aufträge auf IBAN	Business	40 Monate sichtbar	Abhängig vom SLA.
Clearing-Aufträge auf IBAN	Corporate	46 Monate sichtbar	Abhängig vom SLA.

Clearing pro Transaktion	Pioneer	Nicht verfügbar	Keine Einsicht pro Transaktion.
Clearing pro Transaktion	Professional	6 Monate sichtbar	Einblick darin, welche Transaktionen Teil eines Clearings sind.
Clearing pro Transaktion	Business	9 Monate sichtbar	Einblick darin, welche Transaktionen Teil eines Clearings sind.
Clearing pro Transaktion	Corporate	12 Monate sichtbar	Einblick darin, welche Transaktionen Teil eines Clearings sind.

Rechnungen	Pioneer	9 Monate sichtbar	Rechnungen werden abhängig von der Rechnungsfrequenz wöchentlich oder monatlich erstellt.
Rechnungen	Professional	12 Monate sichtbar	Abhängig vom SLA.
Rechnungen	Business	15 Monate sichtbar	Abhängig vom SLA.
Rechnungen	Corporate	18 Monate sichtbar	Abhängig vom SLA.
Rechnungen	Submerchants von Allianzen	Nicht zutreffend	Für diese Gruppe gilt kein Verfügbarkeitszeitraum für Rechnungen.

Unternehmensdaten	Alle Pakete	7 Jahre	PAY. ist als Finanzinstitut gesetzlich verpflichtet, diese Daten 7 Jahre lang zu speichern.

Personenbezogene Daten von Mitarbeitern	Alle Pakete	Bis zum Löschantrag / solange erforderlich	Mitarbeiter können die Löschung ihrer personenbezogenen Daten beantragen. Wenn dies möglich ist, werden die personenbezogenen Daten gelöscht und ihr Name bei ausgeführten Aktionen durch den entsprechenden AL-Code ersetzt.

Personenbezogene Daten von UBOs, Zeichnungsberechtigten und Vertretern	Alle Pakete	7 Jahre	Für Personen mit diesen spezifischen Rollen gilt eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 7 Jahren.

Kommunikation mit Zahlungsmethoden / Zahlungsmethoden-Logs	Business und höher für Anfragen	1 Monat nach der Zahlung verfügbar	Anfragen können bis maximal 1 Monat nach Verarbeitung der Zahlung gestellt und ausschließlich vom Second-Level-Support bearbeitet werden.

Exchange-Kommunikation	Alle Pakete	1 Monat	Kommunikation, mit der PAY. Zahlungsstatus an externe Systeme übermittelt, wird zur Fehlerbehebung 1 Monat gespeichert.