Dataretentie bij PAY.

PAY. beheert gegevens van jouw onderneming, jouw klanten en gegevens die tijdens het betalingsproces beschikbaar komen. Deze gegevens zijn nodig om onze dienstverlening uit te voeren en om te voldoen aan wettelijke en contractuele verplichtingen.

Waarom bewaart PAY. gegevens?

PAY. bewaart gegevens onder andere voor:

Het correct verwerken van betalingen.
Het voldoen aan verplichtingen die voortkomen uit onze vergunning en de Wet op het financieel toezicht (Wft).
Het verlenen van service aan en communiceren met eindgebruikers, merchants en medewerkers van merchants.
Het bestrijden van fraude, chargebacks en andere risico's waaraan een eindgebruiker een merchant kan blootstellen.
Het inzichtelijk maken van omzet en het genereren van managementrapportages voor merchants.
Foutopsporing en logging.

Service level agreement

Afhankelijk van het door jou afgenomen pakket biedt PAY. jou de mogelijkheid om financiële inzichten en rapportages in te kijken. Naast de commerciële afspraken die wij de Service Level Agreement (SLA) noemen, heeft PAY. ook een wettelijke taak (vanuit onze vergunning) of contractuele verplichtingen (met betaaloptie aanbieders) om betalingsgegevens op te slaan.

Het is dus mogelijk om tijdens jouw relatie met PAY. jouw pakket te upgraden waardoor er reeds gearchiveerde informatie terug inzichtelijk zal worden betaald.

Belangrijk: Zodra de overeenkomst met PAY. wordt beëindigd heeft u nog 35 dagen de tijd om uw gegevens te exporteren, na deze periode zijn deze gegevens niet meer beschikbaar. Houdt hiermee rekening bij het moment van opzeggen van uw overeenkomst.

1. Order data

Orderdata is een groep van gegevens die PAY. vanuit de systemen van de merchant meekrijgt en die gegevens omtrent de aankoop bevatten.

Factuurgegevens (factuurnummer, factuurdatum en datum van levering)
Adresgegevens (factuuradres, afleveradres)
Klantgegevens (naam, bedrijfsnaam, geboortedatum, e-mailadres)
Productgegevens, omschrijvingen en prijzen.

Deze gegevens worden soms doorgestuurd naar betaalopties om een factuur te kunnen maken (bij achteraf- of gespreid betalen). Deze gegevens kunnen worden gebruikt om fraude risico's te bepalen (bijvoorbeeld aflevergegevens, e-mailgegevens en factuurgegevens. Deze gegevens kunnen worden gebruikt om bepaalde aankopen te blokkeren (leeftijdsblokkade bijvoorbeeld bij alcohol of gaming) Via de quicksearch in het dashboard kan je voor 13 maanden zoeken naar deze gegevens. Deze gegevens worden maximaal 13 maanden bewaard (dit is de periode waarin jouw klant een MOI melding of chargeback kan uitvoeren). Er is geen wettelijke taak om deze gegevens langer te bewaren. Deze gegevens worden na deze periode niet gearchiveerd.

Zowel de betaler als de ondernemer kan ons verzoeken om deze gegevens te verwijderen op basis van de AVG. Indien er op dit moment geen wettelijke verplichtingen zijn om deze gegevens te bewaren, zullen wij dit verzoek inwilligen.

2. Statistischedata

Statsdata zijn gegevens die de ondernemer kan meesturen en die worden opgeslagen in de rapportagetools van PAY. Op basis van deze gegevens kan een medewerker zoekopdrachten uitvoeren en bepaalde transacties groeperen tot een overzichtelijke management rapportage.

Extra1
Extra2
Extra3
Tool
Info
Object
PromotorID

Het is niet toegestaan om in deze velden persoonsgegevens op te slaan. Indien je in deze velden persoonsgegevens opneemt, zullen wij de inhoud van deze velden volledig verwijderen. Deze gegevens blijven 5 jaar online bewaard. Ze zijn voor de ondernemer afhankelijk van de overeenkomst tot maximaal 5 jaar opvraagbaar.

Statistische gegevens zijn volgens SLA inzichtelijk:

Pioneer: 12 maanden
Professional: 24 maanden
Business: 36 maanden
Corporate: 60 maanden
Submerchants van Allianties: 12 maanden

3. Transactie data

Transactiedata bevat de gegevens over de betaling(en) betrokken bij de bestelling van de ondernemer.

Gegevens van de betaler.

Rekeninghouder
Rekeningnummer, creditcardnummer, telefoonnummer, PayPal e-mailadres, account-ID (bij Alipay en WeChat Pay) of cadeaukaartnummer
BIC / Swift gegevens.

Gegevens van de ontvanger.

Bedrijfsnaam
Handelsnaam
Clearingrekening (doorbetaling)

Reden van betaling.

Merchant transactie ID
Merchant transactieomschrijving
Naam van de verkooplocatie
Categorie
Omschrijving van de verkooplocatie (waarvoor wordt de betaling uitgevoerd)

Transactiegegevens zijn volgens SLA inzichtelijk:

Pioneer: 12 maanden
Professional: 24 maanden
Business: 36 maanden
Corporate: 60 maanden

Deze gegevens dienen door financiële instellingen 7 jaar bewaard te worden (dit gebeurt offline).

4. Clearing opdrachten

Zodra een omzetperiode is afgelopen, maakt PAY. een clearing opdracht waarmee de ontvangen gelden naar jouw rekening worden overgeboekt. De afhankelijke transacties gegevens die tezamen tot een clearing opdracht worden gebundeld, zijn afhankelijk van jouw SLA inzichtelijk en opvraagbaar.

Clearing opdrachten naar jouw IBAN rekening:

Pioneer: 9 maanden
Professional: 21 maanden
Business: 40 maanden
Corporate: 46 maanden

Clearing inzicht per transactie:

Pioneer: niet beschikbaar
Professional: 6 maanden maanden
Business: 9 maanden maanden
Corporate: 12 maanden

5. Facturen

Afhankelijk van de facturatiefrequentie worden facturen wekelijks of maandelijks gemaakt.

Facturen zijn inzichtelijk:

Pioneer: 9 maanden
Professional: 12 maanden
Business: 15 maanden
Corporate: 18 maanden
Submerchants van Allianties: niet van toepassing

6. Bedrijf & medewerkers

Indien je gebruik maakt van PAY. verzamelen wij ook gebruikersgegevens. Afhankelijk van jouw functie binnen de onderneming dien je jouzelf te legitimeren. In de bepaalde gevallen zullen wij extra aanvullende informatie opvragen. Tevens is het mogelijk dat wij externe bronnen raadplegen.

Bedrijfsgegevens

PAY. is als financiële instelling wettelijk verplicht bedrijfsgegevens voor een periode van 7 jaar te bewaren.

Persoonsgegevens van jouw medewerkers

Jouw medewerkers kunnen ons verzoeken om hun persoonsgegevens te verwijderen. In dit geval zullen wij alle persoonsgegevens verwijderen. Het is dan voor jou niet meer mogelijk om op basis van hun naam te bekijken wie er een actie heeft uitgevoerd op welke datum. Deze informatie wordt vervangen door de AL-code. Je kan deze codes vinden in jouw administratiepaneel bij de desbetreffende gebruiker.

Persoonsgegevens UBO's, tekenbevoegden of vertegenwoordigers

Vervul je een speciale rol binnen de onderneming, dan dienen wij jouw persoonsgegevens te bewaren voor een periode van 7 jaar.

7. Betaaloptie communicatie

Bij het verwerken van betalingen komt veel communicatie met de betaalopties kijken. Deze gegevens worden gelogd door PAY. voor het monitoren van de kwaliteit en beschikbaarheid van de dienstverlening van deze partijen. Voorbeelden van dergelijke logs zijn:

Autorisatie en capture verzoek Creditcard
Pintransactie verzoek naar een terminal
Login, saldo opvraag en belasten van een cadeaukaart
Kredietcheck en starten van een achteraf betaalopdracht
Communicatie tussen een bank en PAY. bij een iDEAL betaling

Bovenstaande is voor een periode van 1 maand na de betaling beschikbaar. Je kan dus maximaal tot 1 maand na verwerken van de betaling navraag doen. Deze navraag kan enkel geschieden door een tweede lijnssupport medewerker (vanaf het Business pakket).

8. Exchange communicatie

PAY. geeft betaalstatussen door aan externe systemen. Dit kan jouw webshop zijn, jouw kassa of jouw boekhoudprogramma. Dit noemen wij een exchange (uitwisseling).

Deze informatie wordt voor 1 maand bewaard voor foutopsporing.

Je leest meer over de communicatie log op: Developers » Exchange.

Overzicht bewaartermijnen per Type data:

Type data	Pakket	bewaartermijn	Toelichting
Gegevens na beëindiging overeenkomst	Alle pakketten	35 dagen beschikbaar voor export	Na beëindiging van de overeenkomst heeft de merchant nog 35 dagen om gegevens te exporteren. Daarna zijn deze niet meer beschikbaar.

Ordergegevens	Alle pakketten	Maximaal 13 maanden	Daarna worden de gegevens verwijderd en niet gearchiveerd. Dit sluit aan bij de periode waarin een klant nog een MOI-melding of chargeback kan uitvoeren.

Statistische gegevens	Pioneer	12 maanden inzichtelijk	De statistische gegevens zelf blijven maximaal 5 jaar online opgeslagen.
Statistische gegevens	Professional	24 maanden inzichtelijk	De statistische gegevens zelf blijven maximaal 5 jaar online opgeslagen.
Statistische gegevens	Business	36 maanden inzichtelijk	De statistische gegevens zelf blijven maximaal 5 jaar online opgeslagen.
Statistische gegevens	Corporate	60 maanden / 5 jaar inzichtelijk	Dit is tevens de maximale online bewaartermijn.
Statistische gegevens	Submerchants van Allianties	12 maanden inzichtelijk	De statistische gegevens zelf blijven maximaal 5 jaar online opgeslagen.
Statistische gegevens	Alle pakketten	Maximaal 5 jaar online opslag	Afhankelijk van de SLA zijn deze gegevens gedurende een kortere of gelijke periode voor de ondernemer opvraagbaar.

Transactiegegevens	Pioneer	12 maanden inzichtelijk	Transactiegegevens worden wettelijk 7 jaar bewaard; na de online periode gebeurt dit offline.
Transactiegegevens	Professional	24 maanden inzichtelijk	Transactiegegevens worden wettelijk 7 jaar bewaard; na de online periode gebeurt dit offline.
Transactiegegevens	Business	36 maanden inzichtelijk	Transactiegegevens worden wettelijk 7 jaar bewaard; na de online periode gebeurt dit offline.
Transactiegegevens	Corporate	60 maanden / 5 jaar inzichtelijk	Transactiegegevens worden wettelijk 7 jaar bewaard; na de online periode gebeurt dit offline.
Transactiegegevens	Alle pakketten	7 jaar wettelijke bewaartermijn	Financiële instellingen moeten deze gegevens 7 jaar bewaren. De gegevens worden hiervoor offline opgeslagen.

Clearingopdrachten naar IBAN	Pioneer	9 maanden inzichtelijk	Betreft clearingopdrachten waarmee ontvangen gelden naar de rekening van de merchant worden overgeboekt.
Clearingopdrachten naar IBAN	Professional	21 maanden inzichtelijk	Afhankelijk van de SLA.
Clearingopdrachten naar IBAN	Business	40 maanden inzichtelijk	Afhankelijk van de SLA.
Clearingopdrachten naar IBAN	Corporate	46 maanden inzichtelijk	Afhankelijk van de SLA.

Clearing per transactie	Pioneer	Niet beschikbaar	Geen inzage per transactie.
Clearing per transactie	Professional	6 maanden inzichtelijk	Inzicht in welke transacties onderdeel zijn van een clearing.
Clearing per transactie	Business	9 maanden inzichtelijk	Inzicht in welke transacties onderdeel zijn van een clearing.
Clearing per transactie	Corporate	12 maanden inzichtelijk	Inzicht in welke transacties onderdeel zijn van een clearing.

Facturen	Pioneer	9 maanden inzichtelijk	Facturen worden afhankelijk van de facturatiefrequentie wekelijks of maandelijks aangemaakt.
Facturen	Professional	12 maanden inzichtelijk	Afhankelijk van de SLA.
Facturen	Business	15 maanden inzichtelijk	Afhankelijk van de SLA.
Facturen	Corporate	18 maanden inzichtelijk	Afhankelijk van de SLA.
Facturen	Submerchants van Allianties	Niet van toepassing	Voor deze groep geldt geen beschikbaarheidsperiode voor facturen.

Bedrijfsgegevens	Alle pakketten	7 jaar	PAY. is als financiële instelling wettelijk verplicht deze gegevens 7 jaar te bewaren.

Persoonsgegevens medewerkers	Alle pakketten	Tot verwijderingsverzoek / zolang noodzakelijk	Medewerkers kunnen verzoeken hun persoonsgegevens te verwijderen. Indien dit mogelijk is, worden de persoonsgegevens verwijderd en wordt hun naam bij uitgevoerde acties vervangen door de betreffende AL-code.

Persoonsgegevens van UBO's, tekenbevoegden en vertegenwoordigers	Alle pakketten	7 jaar	Voor personen met deze specifieke rollen geldt een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar.

Communicatie met betaalopties / betaaloptielogs	Business en hoger voor navraag	1 maand na betaling beschikbaar	Navraag is maximaal 1 maand na verwerking van de betaling mogelijk en kan uitsluitend worden uitgevoerd door tweedelijnssupport.

Exchange-communicatie	Alle pakketten	1 maand	Communicatie waarmee PAY. betaalstatussen doorgeeft aan externe systemen wordt voor foutopsporing 1 maand bewaard.