Conservation des données chez PAY.

PAY. gère les données de votre entreprise, de vos clients ainsi que les données qui deviennent disponibles pendant le processus de paiement. Ces données sont nécessaires pour exécuter nos services et pour respecter les obligations légales et contractuelles.

Pourquoi PAY. conserve-t-il des données ?

PAY. conserve des données notamment pour :

Le traitement correct des paiements.
Le respect des obligations découlant de notre agrément et de la loi néerlandaise sur la surveillance financière (Wft).
La fourniture de services et la communication avec les utilisateurs finaux, les marchands et les collaborateurs des marchands.
La lutte contre la fraude, les rétrofacturations et autres risques auxquels un utilisateur final peut exposer un marchand.
La mise à disposition d'informations sur le chiffre d'affaires et la génération de rapports de gestion pour les marchands.
Le dépannage et la journalisation (logging).

Service level agreement

Selon le forfait que vous avez souscrit, PAY. vous offre la possibilité de consulter des informations financières et des rapports. Outre les accords commerciaux que nous appelons le Service Level Agreement (SLA), PAY. a également une obligation légale (découlant de notre agrément) ou des obligations contractuelles (avec les fournisseurs d'options de paiement) de conserver les données de paiement.

Il est donc possible, pendant votre relation avec PAY., de faire évoluer votre forfait, ce qui rendra à nouveau consultables des informations déjà archivées.

Important : dès que le contrat avec PAY. est résilié, vous disposez encore de 35 jours pour exporter vos données ; passé ce délai, ces données ne sont plus disponibles. Tenez-en compte au moment de résilier votre contrat.

1. Données de commande

Les données de commande constituent un ensemble de données que PAY. reçoit des systèmes du marchand et qui contiennent des informations relatives à l'achat.

Données de facturation (numéro de facture, date de facture et date de livraison)
Données d'adresse (adresse de facturation, adresse de livraison)
Données client (nom, raison sociale, date de naissance, adresse e-mail)
Données produit, descriptions et prix.

Ces données sont parfois transmises aux options de paiement afin d'établir une facture (en cas de paiement différé ou échelonné). Ces données peuvent être utilisées pour évaluer les risques de fraude (par exemple les données de livraison, les données e-mail et les données de facturation). Ces données peuvent être utilisées pour bloquer certains achats (par exemple un blocage lié à l'âge pour l'alcool ou les jeux d'argent). Via la recherche rapide (quicksearch) du tableau de bord, vous pouvez rechercher ces données sur une période de 13 mois. Ces données sont conservées pendant 13 mois maximum (il s'agit de la période durant laquelle votre client peut effectuer une déclaration MOI ou une rétrofacturation). Il n'existe aucune obligation légale de conserver ces données plus longtemps. Ces données ne sont pas archivées après cette période.

Tant le payeur que l'entrepreneur peuvent nous demander de supprimer ces données sur la base du RGPD. Si aucune obligation légale de conservation de ces données n'est en vigueur à ce moment, nous donnerons suite à cette demande.

2. Données statistiques

Les données statistiques (stats data) sont des données que l'entrepreneur peut transmettre et qui sont stockées dans les outils de reporting de PAY. Sur la base de ces données, un collaborateur peut effectuer des recherches et regrouper certaines transactions afin de créer un rapport de gestion clair.

Extra1
Extra2
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Tool
Info
Object
PromotorID

Il n'est pas autorisé d'enregistrer des données personnelles dans ces champs. Si vous saisissez des données personnelles dans ces champs, nous supprimerons intégralement leur contenu. Ces données restent conservées en ligne pendant 5 ans. Elles sont consultables par l'entrepreneur, selon le contrat, pendant 5 ans maximum.

Les données statistiques sont consultables selon le SLA :

Pioneer : 12 mois
Professional : 24 mois
Business : 36 mois
Corporate : 60 mois
Sous-marchands Alliance : 12 mois

3. Données de transaction

Les données de transaction contiennent les informations relatives au(x) paiement(s) associé(s) à la commande de l'entrepreneur.

Données du payeur.

Titulaire du compte
Numéro de compte, numéro de carte de crédit, numéro de téléphone, adresse e-mail PayPal, identifiant de compte (pour Alipay et WeChat Pay) ou numéro de carte cadeau
Données BIC / Swift.

Données du bénéficiaire.

Raison sociale
Nom commercial
Compte de clearing (reversement)

Motif du paiement.

Merchant transactie ID
Description de transaction du marchand
Nom du point de vente
Catégorie
Description du point de vente (objet du paiement)

Les données de transaction sont consultables selon le SLA :

Pioneer : 12 mois
Professional : 24 mois
Business : 36 mois
Corporate : 60 mois

Ces données doivent être conservées pendant 7 ans par les établissements financiers (cela se fait hors ligne).

4. Ordres de clearing

Dès qu'une période de chiffre d'affaires est terminée, PAY. établit un ordre de clearing par lequel les fonds reçus sont virés sur votre compte. Les données de transaction associées, regroupées dans un ordre de clearing, sont consultables et disponibles selon votre SLA.

Ordres de clearing vers votre compte IBAN :

Pioneer : 9 mois
Professional : 21 mois
Business : 40 mois
Corporate : 46 mois

Détail du clearing par transaction :

Pioneer : non disponible
Professional : 6 mois
Business : 9 mois
Corporate : 12 mois

5. Factures

Selon la fréquence de facturation, les factures sont établies chaque semaine ou chaque mois.

Les factures sont consultables :

Pioneer : 9 mois
Professional : 12 mois
Business : 15 mois
Corporate : 18 mois
Sous-marchands Alliance : non applicable

6. Entreprise & collaborateurs

Si vous utilisez PAY., nous collectons également des données d'utilisateur. Selon votre fonction au sein de l'entreprise, vous devez justifier de votre identité. Dans certains cas, nous demanderons des informations complémentaires. Il est également possible que nous consultions des sources externes.

Données de l'entreprise

En tant qu'établissement financier, PAY. est légalement tenu de conserver les données de l'entreprise pendant une période de 7 ans.

Données personnelles de vos collaborateurs

Vos collaborateurs peuvent nous demander de supprimer leurs données personnelles. Dans ce cas, nous supprimerons toutes les données personnelles concernées. Il ne vous sera alors plus possible de voir, sur la base de leur nom, qui a effectué une action et à quelle date. Ces informations sont remplacées par le code AL. Vous pouvez retrouver ces codes dans votre panneau d'administration, au niveau de l'utilisateur concerné.

Données personnelles des UBO, personnes habilitées à signer ou représentants

Si vous occupez un rôle particulier au sein de l'entreprise, nous devons conserver vos données personnelles pendant une période de 7 ans.

7. Communication relative aux options de paiement

Le traitement des paiements implique de nombreux échanges avec les options de paiement. Ces données sont journalisées par PAY. afin de surveiller la qualité et la disponibilité des services fournis par ces parties. Voici quelques exemples de ces journaux :

Demande d'autorisation et de capture pour carte de crédit
Demande de transaction par carte vers un terminal
Connexion, consultation de solde et débit d'une carte cadeau
Vérification de crédit et lancement d'un ordre de paiement différé
Communication entre une banque et PAY. lors d'un paiement iDEAL

Les éléments ci-dessus sont disponibles pendant une période d'un mois après le paiement. Vous pouvez donc effectuer une demande de renseignement jusqu'à un mois maximum après le traitement du paiement. Cette demande ne peut être effectuée que par un collaborateur du support de deuxième ligne (à partir du forfait Business).

8. Communication Exchange

PAY. transmet les statuts de paiement à des systèmes externes. Il peut s'agir de votre boutique en ligne, de votre système de caisse ou de votre logiciel de comptabilité. Nous appelons cela un exchange (échange).

Ces informations sont conservées pendant 1 mois à des fins de dépannage.

Vous pouvez en savoir plus sur le journal de communication sur : Développeurs » Exchange.

Aperçu des durées de conservation par type de données :

Type de données	Emballer	période de rétention	Explication
Données après la résiliation du contrat	Tous les forfaits	Disponible à l'exportation pendant 35 jours	Après la résiliation du contrat, le commerçant dispose de 35 jours pour exporter les données. Passé ce délai, celles-ci ne seront plus accessibles.

Détails de la commande	Tous les forfaits	13 mois maximum	Les données sont ensuite supprimées et non archivées. Cela correspond à la période pendant laquelle un client peut encore soumettre un rapport MOI ou une demande de remboursement.

Données statistiques	Pionnier	12 mois d'analyse	Les données statistiques elles-mêmes restent stockées en ligne pendant une durée maximale de 5 ans.
Données statistiques	Professionnel	24 mois d'analyse	Les données statistiques elles-mêmes restent stockées en ligne pendant une durée maximale de 5 ans.
Données statistiques	Entreprise	36 mois d'analyse	Les données statistiques elles-mêmes restent stockées en ligne pendant une durée maximale de 5 ans.
Données statistiques	Entreprise	Analyse sur 60 mois / 5 ans	Il s'agit également de la durée maximale de conservation en ligne.
Données statistiques	Sous-marchands des Alliances	12 mois d'analyse	Les données statistiques elles-mêmes restent stockées en ligne pendant une durée maximale de 5 ans.
Données statistiques	Tous les forfaits	Stockage en ligne d'une durée maximale de 5 ans	Selon les termes du SLA, ces données sont mises à la disposition de l'entrepreneur pendant une période plus courte ou égale.

Données de transaction	Pionnier	12 mois d'analyse	Les données transactionnelles sont conservées légalement pendant 7 ans ; après la période en ligne, cette conservation se fait hors ligne.
Données de transaction	Professionnel	24 mois d'analyse	Les données transactionnelles sont conservées légalement pendant 7 ans ; après la période en ligne, cette conservation se fait hors ligne.
Données de transaction	Entreprise	36 mois d'analyse	Les données transactionnelles sont conservées légalement pendant 7 ans ; après la période en ligne, cette conservation se fait hors ligne.
Données de transaction	Entreprise	Analyse sur 60 mois / 5 ans	Les données transactionnelles sont conservées légalement pendant 7 ans ; après la période en ligne, cette conservation se fait hors ligne.
Données de transaction	Tous les forfaits	période de conservation légale de 7 ans	Les institutions financières doivent conserver ces données pendant 7 ans. À cette fin, les données sont stockées hors ligne.

Ordres de compensation vers IBAN	Pionnier	9 mois d'analyse	Problèmes liés au traitement des ordres utilisés pour transférer les fonds reçus sur le compte du commerçant.
Ordres de compensation vers IBAN	Professionnel	21 mois d'analyse	Selon le SLA.
Ordres de compensation vers IBAN	Entreprise	40 mois d'analyse	Selon le SLA.
Ordres de compensation vers IBAN	Entreprise	46 mois d'analyse	Selon le SLA.

Compensation par transaction	Pionnier	Pas disponible	Aucune information par transaction.
Compensation par transaction	Professionnel	6 mois d'analyse	Aperçu des transactions incluses dans une compensation.
Compensation par transaction	Entreprise	9 mois d'analyse	Aperçu des transactions incluses dans une compensation.
Compensation par transaction	Entreprise	12 mois d'analyse	Aperçu des transactions incluses dans une compensation.

Factures	Pionnier	9 mois d'analyse	Les factures sont émises de façon hebdomadaire ou mensuelle, selon la fréquence de facturation.
Factures	Professionnel	12 mois d'analyse	Selon le SLA.
Factures	Entreprise	15 mois d'analyse	Selon le SLA.
Factures	Entreprise	18 mois d'analyse	Selon le SLA.
Factures	Sous-marchands des Alliances	Non applicable	Il n'y a pas de période de disponibilité pour les factures de ce groupe.

Détails de l'entreprise	Tous les forfaits	7 ans	En tant qu'établissement financier, PAY. est légalement tenu de conserver ces données pendant 7 ans.

données personnelles des employés	Tous les forfaits	Jusqu'à la demande de retrait / aussi longtemps que nécessaire	Les employés peuvent demander la suppression de leurs données personnelles. Si cette demande est possible, les données seront supprimées et leur nom sera remplacé par le code AL correspondant dans les actions effectuées.

Données personnelles des bénéficiaires effectifs, des signataires autorisés et des représentants	Tous les forfaits	7 ans	Pour les personnes occupant ces fonctions spécifiques, une période de rétention légale de 7 ans s'applique.

Communication avec les options de paiement / journaux des options de paiement	Entreprises et niveaux supérieurs pour les demandes de renseignements	Disponible 1 mois après le paiement	Les demandes de renseignements sont possibles jusqu'à un mois après le traitement du paiement et ne peuvent être traitées que par le support de deuxième niveau.

Communication d'échange	Tous les forfaits	1 mois	Les communications par lesquelles PAY. transmet les statuts de paiement aux systèmes externes sont conservées pendant 1 mois à des fins de débogage.