Overslaan naar inhoud
Nederlands
Ga naar PAY.NL
  • Er zijn geen suggesties want het zoekveld is leeg.

Betaalmethoden - Incasso

Met automatische incasso schrijf je eenmalig of periodiek een bedrag af van de bankrekening van je klant. In dit artikel lees je hoe je SEPA-incasso via Pay. activeert, configureert en uitvoert.

Facts

Categorie Informatie
Betaalmethode SEPA Direct Debit (automatische incasso)
Markt SEPA-landen
Valuta Euro (EUR)
Beschikbaar vanaf Professional (S)-pakket
Betaling Niet gegarandeerd; weigering, stornering en Melding Onterechte Incasso (MOI) zijn mogelijk
Uitbetaling Via Pay.
Extern incassocontract Niet nodig
Betaaloptie-ID 137
Webshopplugins Alleen eenmalige incasso via het betaalscherm; terugkerende en flexibele incasso via het Pay. Admin Panel, batchimport of API

Met automatische incasso, ook wel SEPA Direct Debit genoemd, geef je klanten toestemming om bedragen rechtstreeks van hun bankrekening af te schrijven. Je kunt incasso gebruiken voor een eenmalige betaling, een vast terugkerend bedrag of flexibele vervolgbetalingen. Dit maakt de betaalmethode onder andere geschikt voor abonnementen, lidmaatschappen, contributies en facturen.

Een incassobetaling is niet gegarandeerd. De bank kan een opdracht weigeren en de rekeninghouder kan een afschrijving onder voorwaarden laten terugboeken. Zorg daarom altijd voor een geldige machtiging en een duidelijke vooraankondiging.

Inhoudsopgave

  1. Welke incassovorm kies je?
  2. Wat heb je nodig?
  3. Incasso activeren
  4. Incasso configureren voor een verkooplocatie
  5. Een machtiging en vooraankondiging regelen
  6. Een incasso uitvoeren
  7. Verwerkingstijd en uitbetaling
  8. Incasso uitvoeren via de API
  9. Status controleren en storneringen verwerken
  10. Limieten en aandachtspunten

Welke incassovorm kies je?

Pay. ondersteunt drie soorten incassomachtigingen. Kies de vorm die past bij je betaalafspraak met de klant.

Incassovorm Wanneer gebruiken? Uitvoering
Eenmalig Voor één afschrijving Na het aanmaken van het mandaat wordt één incasso uitgevoerd. Het mandaat is daarna niet opnieuw bruikbaar.
Terugkerend Voor een vast bedrag volgens een vast interval, bijvoorbeeld iedere maand of ieder kwartaal Pay. maakt de vervolgincasso’s automatisch aan volgens het ingestelde interval.
Flexibel Voor bedragen of momenten die kunnen wisselen Na de eerste geslaagde incasso maak je iedere vervolgincasso afzonderlijk aan via de API.

Een terugkerende incasso is vooral geschikt voor abonnementen met een vast bedrag. Kies voor een flexibele incasso wanneer het bedrag, de omschrijving of de uitvoerdatum per betaling kan verschillen.

Let op: een mandaat voor terugkerende of flexibele incasso wordt pas actief nadat de eerste incasso succesvol is verwerkt. Wordt de eerste incasso geweigerd of teruggeboekt, dan kunnen er geen vervolgincasso’s worden uitgevoerd.

Een doorlopend SEPA-incassomandaat (automatische incasso) is in principe onbeperkt geldig, zolang er regelmatig geld mee wordt afgeschreven.

Er is echter één belangrijke wettelijke uitzondering: het mandaat vervalt automatisch als er 36 maanden (3 jaar) lang geen incasso-opdracht mee is uitgevoerd.

Wat heb je nodig?

Voordat je incasso kunt activeren, heb je het volgende nodig:

  • minimaal het Professional (S)-pakket;
  • een actieve verkooplocatie in het Pay. Dashboard;
  • een openbare pagina met je voorwaarden;

  • een geldige incassomachtiging van de klant;

  • contactinformatie voor op het bankafschrift van de klant;
  • de rekeninggegevens van de klant: minimaal naam rekeninghouder en IBAN;

Je hoeft geen apart incassocontract bij een bank of andere externe partij af te sluiten. Pay. verwerkt de incasso-opdrachten en betaalt ontvangen bedragen via je reguliere clearing uit.

Incasso activeren

De betaalmethode Incasso is niet standaard actief. Je schakelt deze eerst in binnen je contract:

  1. Log in op het Pay. Dashboard
  2. Ga naar Merchant > Bedrijfsgegevens.
  3. Ga bij Contract naar Wijzig overeenkomst & opties.

  4. Schakel Incasso in en bevestig je aanvraag.

Ons boardingteam beoordeelt de aanvraag voordat de betaalmethode wordt geactiveerd. Je ontvangt een e-mail zodra de boarding is afgerond.

Incasso configureren voor een verkooplocatie

Na goedkeuring kun je incasso toevoegen aan de verkooplocatie waarop je de betaalmethode wilt gebruiken:

  1. Ga in het Pay. Dashboard naar de gewenste verkooplocatie en klik op wijzigen.
  2. Ga naar de Betaalmethoden.
  3. Zoek bij de Overige betaalopties naar Incasso (SEPA Direct Debit) en activeer deze.
  4. Klik bij de betaalmethode op Toevoegen om een configuratie aan te maken.
  5. Vul de onderstaande instellingen in en sla de configuratie op.
Instelling Uitleg
Naam Een herkenbare naam voor de configuratie. Je kunt dezelfde configuratie bij meerdere verkooplocaties gebruiken.
URL voorwaarden De directe URL naar de pagina waarop de klant je voorwaarden kan bekijken.
Payment bank info 

Maximaal 30 tekens die op het bankafschrift van de klant verschijnen, bijvoorbeeld je URL, e-mailadres of telefoonnummer.

Kies voor de regel op het bankafschrift informatie die de klant direct herkent. Een herkenbare handelsnaam of klantenservicecontact verkleint de kans dat een klant de betaling laat terugboeken omdat deze onbekend lijkt.

Een machtiging en vooraankondiging regelen

Je mag alleen incasseren als de klant hiervoor toestemming heeft gegeven. Leg de machtiging vast en bewaar het bewijs zolang je het nodig hebt om aan te tonen dat de afschrijving was toegestaan.

Informeer de klant vóór de afschrijving met een vooraankondiging. Vermeld daarin in ieder geval:

  • het bedrag;
  • de geplande incassodatum;
  • je naam als incassant;
  • het mandaatkenmerk of een andere herkenbare referentie;
  • hoe de klant contact met je kan opnemen.

Spreek in je voorwaarden of overeenkomst duidelijk af wanneer je de vooraankondiging verstuurt. Bij een vaste reeks met steeds hetzelfde bedrag en dezelfde uitvoerdatum kun je de klant vooraf een incassoschema geven. Informeer de klant opnieuw wanneer het bedrag of de datum verandert.

Een incasso uitvoeren

Je kunt incasso-opdrachten op drie manieren aanleveren:

  • handmatig via het Pay. Dashboard;
  • meerdere opdrachten tegelijk in een batchbestand via het Pay. Dashboard;
  • geautomatiseerd via de API.

Handmatig via het Pay. Dashboard

Bijvoorbeeld geschikt wanneer je incidenteel een opdracht wilt invoeren en geen technische koppeling nodig hebt.

  1. Log in op het Pay. Dashboard.
  2. Ga naar Transacties > Incasso en kies je gewenste variant.
  3. Klik op Toevoegen.
  4. Kies de verkooplocatie waarvoor Incasso is geactiveerd.
  5. Vul de rekeninghouder en het IBAN van de klant in. Vul de BIC in als het scherm hierom vraagt.
  6. Vul het bedrag, de verwerkingsdatum en een herkenbare omschrijving in.
  7. Vul eventueel Optionele velden toe.
  8. Stel bij een herhaalde incasso het interval (bijv. maand, kwartaal, jaar) en het aantal herhalingen in
  9. Controleer de gegevens en klik op Toevoegen.

Tevens kan er een (herhaalde)incasso-opdracht worden aangemaakt via de Collect desk.

De verwerkingsdatum is de datum waarop Pay. de opdracht in behandeling neemt, dus niet wanneer de incasso daadwerkelijk plaatsvindt, dit is doorgaan 3 werkdagen na de verwerkingsdatum. Laat voldoende tijd tussen de vooraankondiging en de verwerkingsdatum.

Via een batchbestand vanuit het Pay. Dashboard

Met een batchimport lever je meerdere incasso-opdrachten tegelijk aan. Gebruik hiervoor het Direct Debit Batch Template en controleer vóór het importeren of alle rekeninggegevens, bedragen, intervallen en uitvoerdata correct zijn. Een batchimport is vooral geschikt voor periodieke administratieve verwerking zonder volledige API-integratie.

Via de API

Gebruik de API wanneer je incasso’s vanuit je eigen platform, abonnements-administratie of facturatiesysteem wilt aanmaken en volgen.

Stap 1: maak een mandaat aan

Maak een mandaat aan met POST /v2/directdebits/mandates. Geef onder andere de volgende gegevens mee:

  • de serviceId van je verkooplocatie;
  • een eigen reference en duidelijke description;
  • het type: SINGLE, RECURRING of FLEXIBLE;
  • het bedrag en de valuta;
  • de klant- en bankrekeninggegevens;
  • bij terugkerende incasso: het interval;
  • de gewenste processDate;
  • optioneel een exchangeUrl voor statusmeldingen.

Na het aanmaken ontvang je een mandaat-ID met het formaat IO-####-####-####. Sla deze code op bij de klant. (Iedere uitgevoerde incasso krijgt een eigen IL-####-####-####-code.)

Bij een eenmalig of terugkerend mandaat maakt Pay. de incasso’s automatisch aan. Bij een flexibel mandaat wordt de eerste incasso automatisch uitgevoerd; vervolgincasso’s start je zelf.

Stap 2: In het geval van een flexibele incasso, voer een vervolgincasso uit

Controleer eerst of het flexibele mandaat actief is. Maak daarna een vervolgincasso aan met POST /v2/directdebits. Geef het mandaat-ID, de verwerkingsdatum, het bedrag en de omschrijving mee. Met isLastOrder kun je aangeven dat dit de laatste incasso onder het mandaat is.

Stap 3: verwerk statusupdates

Pay. kan statuswijzigingen naar de ingestelde exchange-URL sturen. Controleer daarnaast de actuele status via:

  • GET /v2/directdebits/{directDebitId} voor een incasso met een IL--code;
  • GET /v2/directdebits/mandates/{mandateId} voor een mandaat met een IO--code.

Gebruik nooit alleen het aanmaken van de opdracht als bevestiging van betaling. Verwerk de definitieve status in je administratie voordat je een betaling als geslaagd beschouwt.

Bekijk de volledige technische uitleg in Direct Debit & Mandates en de API-specificatie voor het aanmaken van een mandaat.

Verwerkingstijd en uitbetaling

De verwerking van een incasso duurt doorgaans drie werkdagen. Nadat de incasso is verwerkt, worden de gelden uitbetaald met inachtneming van de vrijgavetermijn die voor jouw aansluiting geldt.

Je vindt de actuele vrijgavetermijn voor Incasso in het Pay. Dashboard onder Tarieven. Zodra de vrijgavetermijn is verstreken, wordt het bedrag meegenomen in de eerstvolgende clearing.

Let op: de verwerkingstijd en de vrijgavetermijn zijn twee afzonderlijke termijnen. De verwerkingstijd begint bij het verwerken van de incasso. Na succesvolle verwerking geldt eerst de vrijgavetermijn voordat het bedrag middels een clearing wordt uitbetaald.

Status controleren en storneringen verwerken

Een incasso doorloopt meerdere statussen. De meest relevante statussen zijn:

Code Status Betekenis

Veelvoorkomende statussen

94

 Verwerkt De incasso is door Pay. in een batch geplaatst en deze is aangeboden bij de bank
100 Geïncasseerd Het bedrag is succesvol geïncasseerd
106 Terugboeking Het bedrag is niet geïncasseerd, zie storneringsredenen voor de specificatie 
Overige statussen
91 Toegevoegd De incasso-opdracht is door PAY. opgepakt en staat op het punt om te worden verwerkt
526 In batch De incasso-opdracht is in een batch geplaatst
97 Voortijdig afgewezen De incasso-opdracht is door het systeem van PAY. afgewezen
103 Verwijderd De incasso-opdracht is verwijderd
127 Geweigerd door bank De incasso-opdracht is geweigerd door bank

Een status Geïncasseerd betekent niet dat het bedrag niet meer kan worden teruggeboekt. Bij een consumentenincasso kan de rekeninghouder een geautoriseerde afschrijving binnen 56 kalenderdagen (acht weken) zonder opgave van reden storneren. Bij een niet-geautoriseerde incasso kan een Melding Onterechte Incasso (MOI) tot 13 maanden na de afschrijving volgen.

Wanneer een incasso wordt teruggeboekt, wordt het bedrag op je boeksaldo gecorrigeerd en waar nodig met een volgende uitbetaling verrekend.

Een mislukte incasso opnieuw aanbieden

Controleer altijd de stornerings- of weigeringsreden voordat je opnieuw incasseert. Pay. adviseert alleen een nieuwe poging bij reden 109 – Administratieve reden, omdat dit op een tijdelijke oorzaak kan wijzen, zoals onvoldoende saldo. Bij andere redenen, bijvoorbeeld een geblokkeerde rekening, ingetrokken machtiging of onjuist IBAN, lost opnieuw aanbieden het probleem doorgaans niet op. Neem dan eerst contact op met de klant.

Limieten en aandachtspunten

Voor SEPA-incasso gelden standaardlimieten. Deze kunnen per merchant verschillen op basis van onder andere branche en risicobeoordeling.

Onderdeel Standaardlimiet
Opdrachten per uniek IBAN Eén incasso per dag
Bedrag per mandaat of incasso € 100
Totaal verwerkt bedrag € 10.000 per zeven dagen